kierownik placówki medycznej – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

5 zasad zarządzania placówką medyczną

Zarządzanie placówką medyczną to jedno z najbardziej wymagających i odpowiedzialnych zadań w sektorze opieki zdrowotnej. Wymaga ono nie tylko wiedzy medycznej, ale także umiejętności menedżerskich, zdolności interpersonalnych oraz zrozumienia skomplikowanych przepisów i regulacji prawnych. W dobie dynamicznie zmieniających się technologii oraz rosnących oczekiwań pacjentów, efektywne zarządzanie placówką medyczną staje się bardzo istotnym elementem w osiągnięciu przez nią sukcesu i zwiększeniu przychodów.

Współczesne placówki medyczne muszą sprostać wielu wyzwaniom. Wzrost liczby pacjentów, złożone procedury medyczne, konieczność zapewnienia wysokiej jakości usług oraz utrzymania kosztów na rozsądnym poziomie to tylko niektóre z nich. Do tego dochodzą kwestie związane z rekrutacją specjalistów, zarządzanie finansami i zasobami ludzkimi oraz relacjami z pacjentami.

Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie pięciu podstawowych zasad, które przydadzą się wszystkim osobom na stanowiskach kierowniczych w placówkach medycznych. Zarządzanie placówką medyczną to złożony proces, ale dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom, można nie tylko sprostać wyzwaniom, ale także stworzyć miejsce, które będzie wyróżniać się na rynku ochrony zdrowia jakością usług, zaufaniem pacjentów i profesjonalizmem.

Zapraszamy do lektury i odkrycia, jak skutecznie zarządzać placówką medyczną, aby zapewnić jej zwiększenie przychodów, długoterminowy sukces i satysfakcję pacjentów.

1. Zrozumienie i monitorowanie potrzeb pacjentów

Pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania w podmiotach leczniczych jest dokładne zrozumienie potrzeb pacjentów. Regularne ankiety, rozmowy oraz analiza opinii pacjentów pozwalają na bieżąco reagować na ich oczekiwania i wprowadzać niezbędne zmiany. Monitorowanie poziomu satysfakcji pacjentów oraz wskaźników jakości opieki jest kluczowe dla utrzymania wysokiego standardu usług medycznych.

Oprócz tego, jako dobry manager, powinieneś wychodzić naprzeciw oczekiwaniom pacjentów i ułatwiać im dostęp do placówki. Placówka medyczna powinna mieć swoją stronę internetową – choćby najprostszą, z najważniejszymi informacjami dotyczącymi jej funkcjonowania. Oprócz tego, dobrze jest założyć Wizytówkę Google, żeby Twoja placówka mogła wyświetlać się w Mapach Google, a pacjentom było łatwiej do niej dotrzeć. Jeśli nie wiesz, jak założyć i zoptymalizować wizytówkę w Google, pobierz darmowy ebook od Proassist i postępuj zgodnie z instrukcjami! 🙂

Jednym z najważniejszych elementów w zarządzaniu placówką medyczną, który łączy się ze zrozumieniem ich potrzeb jest również skuteczna rejestracja pacjentów. Po pierwsze, jako manager musisz zadbać o to, by rejestratorki medyczne obsługujące pacjentów był odpowiednio przeszkolone i umiały reagować na różne sytuacje.

Po drugie, wprowadzenie systemu e-rejestracji, który integruje się z Twoją stroną internetową, wizytówką Google oraz kontami na Facebooku i Instagramie, może znacznie zwiększyć zadowolenie pacjentów i liczbę umówionych wizyt. Dzięki e-rejestracji pacjenci mogą zapisywać się na wizyty 24/7, co jest dla nich szczególnie ważne, bo nie muszą pamiętać, w jakich godzinach jest czynna placówka ani oczekiwać na linii telefonicznej.

Podsumowując, zarządzanie jakością w ochronie zdrowia, to nie tylko dobre opinie na temat pracy lekarzy, ale także nowe rozwiązania wprowadzane dla pacjentów. Wprowadź zatem rejestrację online w swoim podmiocie leczniczym, pomyśl o usługach z zakresu telemedycyny (np. specjalista mógłby wystawiać recepty na stałe leki przez telefon). Pamiętaj też o tym, że obecność w Internecie jest bardzo ważna.

2. Nowoczesne technologie i automatyzacja procesów

Nowoczesne technologie odgrywają coraz większą rolę w zarządzaniu placówkami medycznymi. Systemy informatyczne do zarządzania pacjentami, elektroniczna dokumentacja medyczna oraz zastosowanie narzędzi do analizy danych pozwoli w pełni poprawić pracę i znaleźć sposoby na lepsze zarządzanie placówką jako przedsiębiorstwem.

Ważny jest wybór odpowiedniego oprogramowania medycznego, które posiada integrację z systemem rządowym P1. Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie wizytami i szybsze wykonywanie “papierologii” przez specjalistów. Oprócz tego, zwróć uwagę, by system medyczny pozwalał na personalizację okna wizyty, dodawanie najczęściej używanych leków do „ulubionych”, czy powielanie recept.

Automatyzacja procesów to bardzo istotny element efektywnego zarządzania placówką medyczną. Dzięki niej, wiele zadań można przyspieszyć lub całkowicie wyeliminować (bo zrobi je za nas komputer). W ten sposób można zaoszczędzić wiele czasu, który można poświęcić pacjentom. Zmiana systemu medycznego na lepszy też nie stanowi problemu. Jeśli zdecydujesz się wybrać Proassist, to za darmo zaoferujemy szkolenia dla pracowników Twojej placówki i nauczymy ich wykorzystywać oprogramowanie w praktyce.

3. Profesjonalne wsparcie techniczne

Zapewnienie profesjonalnego wsparcia technicznego jest kluczowe dla płynnego funkcjonowania placówki. No bo jeśli zdarzy się jakiś problem, wystąpi błąd w systemie medycznym lub lekarz, czy rejestratorka nie będą potrafili zrobić czegoś, co jest konieczne do zrobienia “na już”, to trzeba mieć jakieś wsparcie.

W Proassist oferujemy pomoc techniczną codziennie od 8 do 20. Klienci mogą skontaktować się z działem pomocy telefonicznie, mailowo lub przez live chat, a nasze koleżanki zawsze chętnie im pomogą Dzięki temu zapewniamy wsparcie w czasie pracy lekarzy, co jest bardzo doceniane przez naszych klientów. Oprócz tego, posiadamy bazę wiedzy, kanał na YouTube i liczne szkolenia online, do których użytkownicy mogą mieć dostęp 24/7 i samodzielnie uczyć się nowych funkcji systemu.

4. Budowanie relacji z pacjentami

Budowanie trwałych relacji z pacjentami to fundament każdej placówki medycznej. Personalizowane podejście, regularne przypomnienia o wizytach oraz możliwość łatwego kontaktu z lekarzem to elementy, które zwiększają satysfakcję pacjentów. Zadowoleni pacjenci chętniej polecają Twoją placówkę innym, co przyczynia się do wzrostu liczby nowych pacjentów.

Dobra praktyka dbania o dobry wizerunek wiąże się też z odpowiednim zarządzaniem zasobami ludzkimi. Im lepiej przygotujesz personel na trudne i konfliktowe sytuacje, tym lepsza będzie ich reakcja, co pozwoli na załagodzenie sytuacji.

5. Komunikacja i marketing

Skuteczna komunikacja zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna, jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania placówki medycznej. Rozmawiaj ze specjalistami, zachęć ich do współpracy z rejestratorkami medycznymi, organizuj regularne spotkania i wprowadź system motywowania pracowników. Takie rozwiązania pomogą stworzyć solidny zespół.

Z kolei efektywny marketing, w tym kampanie marketingowe SMS, media społecznościowe oraz strona internetowa, pozwalają na dotarcie do nowych pacjentów i umacnianie pozytywnego wizerunku placówki.

Jeżeli nie wiesz, jak zabrać się do działań marketingowych w swojej placówce medycznej, to zacznij od pobrania darmowych ebooków od Proassist. Zdajemy sobie sprawę z tego, że w zarządzaniu placówką medyczną mogą pojawić się trudności, dlatego regularnie przygotowujemy materiały, które pomagają naszym użytkownikom w codziennej pracy.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie w placówkach medycznych wymaga zastosowania nowoczesnych narzędzi i strategii, które usprawniają codzienne funkcjonowanie i podnoszą jakość świadczonych usług. Wdrożenie e-rejestracji lub działań z zakresu telemedycyny, automatyzacja procesów, profesjonalne wsparcie techniczne, to początek sprawnego działania gabinetu medycznego.

Pamiętaj, że w Proassist jesteśmy po to, aby wspierać Cię na każdym kroku. Dzięki naszym rozwiązaniom Twoja placówka może działać sprawniej i efektywniej, zapewniając najwyższy poziom opieki pacjentom.

Jak przekonać lekarza do zmiany oprogramowania medycznego na lepsze?

Oprogramowanie medyczne jest kluczowym elementem w zarządzaniu placówką medyczną i świadczeniu usług zdrowotnych. Dla managerów i kierowników przychodni, decyzja o zmianie oprogramowania medycznego może stanowić istotne wyzwanie, szczególnie jeśli lekarze są przywiązani do obecnie używanego systemu.

Przywiązanie do systemu jest naturalne – często nie chcemy zmieniać tego, co znamy. Jednak czasem trzeba wprowadzić zmiany, żeby ułatwić pracę, zaoszczędzić pieniądze, zrobić krok do przodu i otworzyć się na nową technologię.

Jeśli jesteś managerem placówki medycznej i zastanawiasz się, jak przekonać lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego, to dobrze trafiłeś. W tym artykule omówimy strategie, które pomogą Ci przekonać lekarzy do wprowadzenia nowego i bardziej zaawansowanego oprogramowania medycznego.

Zrozumienie obecnych potrzeb

“Musimy mieć na uwadze fakt, że nie ma złotego środka, aby przyspieszyć i uprościć pracę lekarza z dokumentacją. Jest po prostu kilkanaście małych prostych usprawnień, które w całości dają możliwość poświęcenia większej uwagi dla pacjenta lub skrócenia czasu wizyty.” – Jacek, CEO w Proassist

Pierwszym krokiem w przekonaniu lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego jest zrozumienie ich obecnych potrzeb. Organizuj spotkania z lekarzami, aby dowiedzieć się, jakie są ich oczekiwania wobec systemu medycznego i jakie trudności napotykają na co dzień. To pozwoli na dostosowanie nowego oprogramowania do konkretnych potrzeb i rozwiązanie problemów, z którymi borykają się lekarze. Według Jacka najważniejszym zadaniem jest znaleźć takie rozwiązanie, które niezależnie od umiejętności lekarza w zakresie obsługi komputera — zawsze będzie mu pomocne.

Prezentacja konkretnych korzyści

Kiedy już zrozumiemy, czego lekarze potrzebują, warto przedstawić im konkretne korzyści wynikające z nowego oprogramowania. Może to obejmować:

– Poprawę efektywności pracy poprzez łatwiejszy dostęp do danych pacjentów, elektroniczne recepty i automatyzację procesów.

– Zwiększenie bezpieczeństwa pacjentów dzięki wbudowanym systemom kontroli jakości i ochronie danych.

– Możliwość integracji systemu ze stroną internetową placówki i ze ZnanymLekarzem, co otwiera więcej możliwości rejestracji pacjentom.

– Obsługę mobilnych urządzeń, co pozwoli lekarzom na dostęp do danych pacjentów w dowolnym miejscu i czasie.

– Innowacyjne funkcje, które ułatwią pracę, np. głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej, podpisy elektroniczne, czy wysyłanie zaleceń po wizycie bezpośrednio na adres mailowy pacjenta.

– Wielozadaniowość systemu, czyli możliwość prowadzenia magazynu, wprowadzania dostaw, wystawiania faktur, czy naliczania prowizji dla lekarzy.

Szkolenia i wsparcie techniczne

Niezbędne jest zapewnienie lekarzom odpowiednich szkoleń i wsparcia technicznego przy wdrażaniu nowego oprogramowania. Dobre szkolenia pomogą lekarzom szybko przyswoić nowe narzędzie i poczuć się pewniej w jego obsłudze. Dostępność wsparcia technicznego na bieżąco pomoże rozwiązywać ewentualne problemy i utrzymać zaufanie do nowego systemu. Warto zwrócić też uwagę, czy do oprogramowania dostępne są instrukcje, z których można skorzystać poza godzinami pracy działu wsparcia technicznego.

Przekonanie lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego na lepsze może być wyzwaniem, ale to zadanie jest kluczowe dla doskonalenia opieki zdrowotnej. Jeśli przedstawisz lekarzowi wszystkie te korzyści, będzie mu łatwiej zdecydować się na zmianę oprogramowania. Świadomość, że będzie miał wsparcie techniczne z pewnością go uspokoi. Najlepsze placówki, z którymi współpracujemy jako Proassist mają tzw. checklistę tego, co powinien nowy specjalista wiedzieć i umieć i poznać, zanim przystąpi do pracy, np. poznać system medyczny.

Nie zapomnij jednak o monitorowaniu pracy lekarzy i zbieraniu ich opinii po wdrożeniu nowego oprogramowania medycznego. Być może będzie im potrzebna pomoc lub dodatkowe szkolenie. Na wszystko potrzeba czasu. W miarę jak system będzie rozwijać się i dostosowywać do potrzeb placówki, lekarze zaczną dostrzegać jego wartość i korzyści.

Pamiętaj, że zawsze warto inwestować w nowoczesne narzędzia, które pomogą podnieść jakość i efektywność opieki zdrowotnej oraz ułatwią pracę personelu medycznego.

Jaki powinien być idealny manager placówki medycznej?

Zarządzanie placówką medyczną to zadanie wymagające dużej odpowiedzialności i wyjątkowych umiejętności. Potrzebna jest nie tylko znajomość zagadnień medycznych i funkcjonowania rynku medycznego, ale także umiejętności związane z zarządzaniem, podejmowaniem decyzji i organizacją pracy.

Wybranie odpowiedniego kandydata na stanowisko kierownika przychodni to klucz do sprawnego funkcjonowania placówki oraz zadowolenia pacjentów i personelu. Kiedy postanawiasz otworzyć placówkę lub jesteś na etapie rekrutacji managera, warto zadać sobie pytanie: jakie cechy i umiejętności powinien posiadać idealny manager placówki medycznej, aby sprostać temu wyzwaniu?

Najważniejsze obowiązki managera placówki medycznej

Rola managera, kierownika, czy też koordynatora placówki medycznej jest niezwykle zróżnicowana i obejmuje zarówno obowiązki typowo administracyjno-biurowe, jak i zarządcze, polegające na delegowaniu zadań. Przy tym wszystkim kierownik musi dodatkowo dbać o relacje z pacjentami i dobry wizerunek placówki medycznej.

Aby lepiej zobrazować Ci, co należy do zadań managera placówki medycznej, postanowiliśmy sporządzić krótką listę podstawowych zadań, które mogą pojawić się w opisie stanowiska i zakresu obowiązków. Oto ona:

Organizacja pracy placówki medycznej

W wielu placówkach medycznych to właśnie manager odpowiada za nadzorowanie pracy rejestratorek medycznych i lekarzy. Jest odpowiedzialny za układanie grafików pracy rejestratorek i specjalistów oraz kontrolowanie ich w taki sposób, by zapewnić płynne funkcjonowanie przychodni.

Do organizacji pracy placówki medycznej zaliczają się również zadania związane z nadzorowaniem strony internetowej, zamieszczaniem na bieżąco odpowiednich informacji o placówce w Internecie oraz w gablocie ogłoszeniowej, a także kontakt z podwykonawcami zajmującymi się siecią teleinformatyczną w placówce.

Manager decyduje także o wyborze odpowiedniego oprogramowania medycznego, firmy zajmującej się gospodarowaniem odpadami medycznymi, firmy sprzątającej oraz czuwa nad zaopatrzeniem placówki w artykuły biurowe i sprzęt medyczny.

Zatrudnianie pracowników

Kierownik placówki medycznej odpowiada za rekrutację i zatrudnianie pracowników, zarówno specjalistów medycznych, jak i personelu rejestracyjnego. W jego gestii leży także ocena pracy zespołu oraz podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnych zmian kadrowych. Efektywna komunikacja z personelem jest bardzo ważna dla utrzymania pozytywnej atmosfery pracy.

Zarządzanie budżetem i finansami placówki

Manager przychodni planuje i kontroluje wydatki, dbając o terminowe wynagrodzenia dla personelu, zakup niezbędnego sprzętu oraz inwestowanie w rozwój placówki, np. kampanie reklamowe. Zarządzanie budżetem wymaga analitycznego podejścia i umiejętności prognozowania kosztów.

Dbanie o wizerunek placówki

Wizerunek przychodni to jeden z elementów jej sukcesu. Manager przyjmuje uwagi i reklamacje od pacjentów, analizuje opinie i wprowadza zmiany organizacyjne mające na celu poprawę jakości usług. Pozytywny wizerunek przychodni to efekt dobrej organizacji pracy i sprawnej komunikacji z pacjentami.

Cechy idealnego kandydata na managera placówki medycznej

Jaki powinien być kierownik, który poradzi sobie z tak różnorodnymi zadaniami? Istnieje kilka najważniejszych cech, które są pożądane u idealnego managera placówki medycznej:

✅ Samodzielność w wykonywaniu zadań i doskonała organizacja pracy

Wielozadaniowość to codzienność kierownika przychodni. Dobra organizacja czasu oraz umiejętność planowania to podstawa skutecznego zarządzania zespołem i procesami w placówce.

✅ Ambicja i chęć rozwoju

Manager powinien stale dążyć do rozwoju placówki, wprowadzając nowe rozwiązania i dbając o jej konkurencyjność. Ambitny lider potrafi wyznaczać cele i konsekwentnie je realizować, a także wspiera rozwój pracowników. Manager placówki medycznej powinien dbać o samorozwój oraz organizować szkolenia dla pracowników takich jak rejestratorki medyczne, które pełnią ważną rolę w placówce.

✅ Kreatywność

W branży medycznej kluczowe jest nie tylko świadczenie wysokiej jakości usług, ale także przyciąganie nowych pacjentów. Kreatywność managera może przełożyć się na efektywne kampanie promocyjne czy innowacyjne podejście do organizacji pracy.

✅ Otwartość i komunikatywność

Dobra komunikacja z personelem i pacjentami to niezbędny element zarządzania placówką. Kierownik powinien być osobą otwartą na sugestie i gotową do rozwiązywania problemów w sposób konstruktywny.

✅ Elastyczność i odporność na stres

Placówka medyczna to środowisko dynamiczne, w którym mogą pojawiać się niespodziewane sytuacje. Manager musi szybko podejmować decyzje i adaptować się do zmieniających się okoliczności.

Czy warto zatrudniać managera w placówce medycznej?

Jeśli jesteś lekarzem i jednocześnie właścicielem placówki medycznej i myślisz, że nie potrzebujesz w swojej placówce managera, prawdopodobnie się mylisz. Trzeba wiele wysiłku, by pogodzić ze sobą obowiązki wynikające z prowadzenia placówki z przyjmowaniem pacjentów. Dodając do tego czas, który potrzebny jest na odpoczynek i życie prywatne, może zabraknąć doby. Dlatego właśnie warto zatrudnić w placówce medycznej osobę, która będzie pełnić obowiązki managera i wspierać Cię w prowadzeniu przychodni.

Odpowiednio wybrany kierownik to inwestycja w sprawne funkcjonowanie przychodni i jej rozwój. Zatrudnienie osoby o odpowiednich kwalifikacjach i cechach pozwala nie tylko na skuteczne zarządzanie, ale także na budowanie pozytywnego wizerunku placówki w oczach pacjentów. Dodatkowo, jako właściciel jesteś odciążony i nie musisz wykonywać wielu zadań, których prawdopodobnie nie lubisz wykonywać. Dzięki temu możesz bardziej skupić się na pacjentach

Korzyści dla placówki medycznej:

✅ Zadowolenie pacjentów: dzięki dobrze zorganizowanej pracy i profesjonalnemu podejściu, pacjenci chętnie wracają do placówki i polecają ją innym.
✅ Efektywność zespołu: dobry manager potrafi zmotywować personel do działania i stworzyć przyjazne środowisko pracy.
✅ Stabilność finansowa: skuteczne planowanie budżetu i kontrola wydatków pozwala na rozwój placówki i zwiększenie jej rentowności.