Fakty i mity na temat rejestracji online w placówkach medycznych
Internet opanował już większość dziedzin naszego życia codziennego i z powodzeniem zdobywa coraz to nowsze jego obszary. Nie ominęło to również branży medycznej i zwiększenia dostępności lekarzy dzięki możliwości umawiania wizyt przez Internet.
Rejestracja online w placówkach medycznych staje się coraz bardziej popularna – pacjenci cenią sobie możliwość wygodnego umawiania wizyt bez konieczności dzwonienia do placówki, a gabinety zyskują dodatkowy kanał rezerwacji, który odciąża personel. Jednak wokół rejestracji online narosło sporo mitów, które mogą wpływać na decyzję o wdrożeniu tego rozwiązania.
Decyzje managerów i właścicieli placówek medycznych o nie posiadaniu strony internetowej z e-rejestracją wydają się zaskakujące, chociażby z uwagi na coraz wyższe koszty zatrudnienia rejestratorek medycznych oraz brak możliwości odbierania przez rejestrację połączeń od pacjentów 24/7. W tym artykule przybliżymy najczęściej powtarzane mity dotyczące rejestracji online i odsłonimy fakty, które być może zachęcą Was do uruchomienia jej w Waszych placówkach.
Rejestracja online w placówkach medycznych staje się coraz bardziej popularna – pacjenci cenią sobie możliwość wygodnego umawiania wizyt bez konieczności dzwonienia do placówki, a gabinety zyskują dodatkowy kanał rezerwacji, który odciąża personel. Jednak wokół rejestracji online narosło sporo mitów, które mogą wpływać na decyzję o wdrożeniu tego rozwiązania.
Decyzje managerów i właścicieli placówek medycznych o nie posiadaniu strony internetowej z e-rejestracją wydają się zaskakujące, chociażby z uwagi na coraz wyższe koszty zatrudnienia rejestratorek medycznych oraz brak możliwości odbierania przez rejestrację połączeń od pacjentów 24/7. W tym artykule przybliżymy najczęściej powtarzane mity dotyczące rejestracji online i odsłonimy fakty, które być może zachęcą Was do uruchomienia jej w Waszych placówkach.
Pacjenci zapisani przez Internet nie pojawiają się na zaplanowanych wizytach
To jeden z najczęściej powtarzanych mitów, który zniechęca placówki do wprowadzenia rejestracji online. Część osób obawia się, że pacjenci, mając możliwość łatwego zapisania się przez Internet, zrobią to bez zastanowienia, co doprowadzi do zwiększenia liczby „no-showów”.
Fakt: Pacjenci, którzy sami wybierają dogodny termin wizyty online, często lepiej zapamiętują rezerwację. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że sami ustalają termin w czasie, który im odpowiada – mogą więc sprawdzić swój kalendarz, upewnić się co do dostępności i od razu zapisać wizytę. Taki proces angażuje pacjentów bardziej, niż gdyby po prostu dzwonili, będąc np. w pośpiechu czy wykonując inne czynności, jak prowadzenie samochodu.
Dodatkowo, systemy medyczne takie jak Proassist oferują opcję automatycznego przypominania o wizycie przez SMS czy e-mail, co jeszcze bardziej redukuje ryzyko zapomnienia o umówionej wizycie.
Jeśli jednak wciąż obawiasz się, że pacjenci nie będą przychodzić na wizyty – możesz wprowadzić dodatkowo system płatności online. Dzięki niemu, pacjenci będą musieli z góry zapłacić za wizytę, co bardziej zmotywuje ich do pojawienia się w Twoim gabinecie. Możesz wprowadzić nawet regulamin, w którym zastrzeżesz sobie, że np. w przypadku odwołania wizyty na mniej niż 24h przed planowanym terminem, nie zwracasz kosztów wizyty pacjentowi.
Fakt: Pacjenci, którzy sami wybierają dogodny termin wizyty online, często lepiej zapamiętują rezerwację. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że sami ustalają termin w czasie, który im odpowiada – mogą więc sprawdzić swój kalendarz, upewnić się co do dostępności i od razu zapisać wizytę. Taki proces angażuje pacjentów bardziej, niż gdyby po prostu dzwonili, będąc np. w pośpiechu czy wykonując inne czynności, jak prowadzenie samochodu.
Dodatkowo, systemy medyczne takie jak Proassist oferują opcję automatycznego przypominania o wizycie przez SMS czy e-mail, co jeszcze bardziej redukuje ryzyko zapomnienia o umówionej wizycie.
Jeśli jednak wciąż obawiasz się, że pacjenci nie będą przychodzić na wizyty – możesz wprowadzić dodatkowo system płatności online. Dzięki niemu, pacjenci będą musieli z góry zapłacić za wizytę, co bardziej zmotywuje ich do pojawienia się w Twoim gabinecie. Możesz wprowadzić nawet regulamin, w którym zastrzeżesz sobie, że np. w przypadku odwołania wizyty na mniej niż 24h przed planowanym terminem, nie zwracasz kosztów wizyty pacjentowi.
Pacjenci będą się zapisywać na wizyty, których nie potrzebują
Niektórzy lekarze obawiają się sytuacji, w której przez to, że pacjenci będą rejestrować się na wizyty samodzielnie, mogą zapisać się na zabieg bez wcześniejszej konsultacji.
Fakt: Nie ma powodu do niepokoju. Aby uzyskać pewność, że nikt się na taki zabieg nie zapisze – wystarczy nie dodawać takiej usługi do zakładki e-rejestracji. Rejestracja online działa jak każda inna forma zapisów i jest dodatkowo wspierana funkcjami przypominającymi, jak wiadomości SMS lub e-maile wysyłane przed wizytą. To przypomnienia zmniejszają ryzyko, że pacjent przyjdzie nieprzygotowany do wizyty.
Zatem, możesz sam zdecydować, jakie usługi będą dostępne do wyboru w rejestracji online oraz czy chcesz, żeby pacjentowi wyświetlał się jakiś komunikat, np. informujący o tym, jak należy przygotować się do wizyty.
Fakt: Nie ma powodu do niepokoju. Aby uzyskać pewność, że nikt się na taki zabieg nie zapisze – wystarczy nie dodawać takiej usługi do zakładki e-rejestracji. Rejestracja online działa jak każda inna forma zapisów i jest dodatkowo wspierana funkcjami przypominającymi, jak wiadomości SMS lub e-maile wysyłane przed wizytą. To przypomnienia zmniejszają ryzyko, że pacjent przyjdzie nieprzygotowany do wizyty.
Zatem, możesz sam zdecydować, jakie usługi będą dostępne do wyboru w rejestracji online oraz czy chcesz, żeby pacjentowi wyświetlał się jakiś komunikat, np. informujący o tym, jak należy przygotować się do wizyty.
Fikcyjni pacjenci i trudności w utworzeniu konta dla pacjenta
Wiele osób obawia się, że pacjenci nie będą potrafili poradzić sobie z założeniem Internetowego Konta Pacjenta lub nie będą chcieli tego robić ze względu na czasochłonność tego procesu. Pojawiają się także wątpliwości związane z umawianiem fikcyjnych wizyt przez boty lub konkurencję.
Fakt: Ryzyko zapisania się na wizytę z podaniem fałszywych danych lub zarezerwowania wizyty tylko po to, aby celowo zapełnić grafik lekarza fałszywą wizytą, nie istnieje. Wszystkie zapisy przez stronę internetową są skrupulatnie weryfikowane. Każdy pacjent podczas rejestracji online ma obowiązek podania swojego numeru telefonu, na który wysyłany jest specjalny kod, który należy wpisać, aby dopełnić zapisu. Nie ma możliwości, aby do grafiku lekarza „wdarła się” wizyta dodana przez konkurencję, lub pacjenta, którego nie da się zdefiniować, ponieważ numer podawany podczas rejestracji musi być prawdziwy.
Sam proces zapisu właśnie na tym polega – na wprowadzeniu danych i przepisaniu kodu potwierdzającego rezerwację. W Proassist nie ma konieczności zakładania żadnego konta przez pacjenta.
Fakt: Ryzyko zapisania się na wizytę z podaniem fałszywych danych lub zarezerwowania wizyty tylko po to, aby celowo zapełnić grafik lekarza fałszywą wizytą, nie istnieje. Wszystkie zapisy przez stronę internetową są skrupulatnie weryfikowane. Każdy pacjent podczas rejestracji online ma obowiązek podania swojego numeru telefonu, na który wysyłany jest specjalny kod, który należy wpisać, aby dopełnić zapisu. Nie ma możliwości, aby do grafiku lekarza „wdarła się” wizyta dodana przez konkurencję, lub pacjenta, którego nie da się zdefiniować, ponieważ numer podawany podczas rejestracji musi być prawdziwy.
Sam proces zapisu właśnie na tym polega – na wprowadzeniu danych i przepisaniu kodu potwierdzającego rezerwację. W Proassist nie ma konieczności zakładania żadnego konta przez pacjenta.
Różnica w cenie wizyty
Lekarze obawiają się tego, że pacjent nie będzie zadowolony z tego powodu, że ceny podane podczas tego zapisu nie będą pokrywały się z kwotą, którą rzeczywiście będzie musiał zapłacić.
Fakt: Na widgecie Proassist istnieje możliwość podania zakresu cenowego za daną wizytę. Dzięki temu, jeżeli podczas przyjmowania pacjenta wyniknie konieczność wykonania dodatkowej usługi, lekarz będzie spokojny, że pacjent będzie w stanie zapłacić daną cenę, ponieważ został na to przygotowany podczas rezerwacji wizyty przez Internet.
Co więcej, w systemie rejestracji online Proassist istnieje możliwość wyłączenia wyświetlenia cen na widgecie. Jednak prawdę powiedziawszy, nie polecamy takiego rozwiązania. Z naszego doświadczenia wiemy, że pacjent, tak czy inaczej zadzwoni, aby zapytać o cenę, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybranie możliwości ustawienia zakresu cenowego.
Fakt: Na widgecie Proassist istnieje możliwość podania zakresu cenowego za daną wizytę. Dzięki temu, jeżeli podczas przyjmowania pacjenta wyniknie konieczność wykonania dodatkowej usługi, lekarz będzie spokojny, że pacjent będzie w stanie zapłacić daną cenę, ponieważ został na to przygotowany podczas rezerwacji wizyty przez Internet.
Co więcej, w systemie rejestracji online Proassist istnieje możliwość wyłączenia wyświetlenia cen na widgecie. Jednak prawdę powiedziawszy, nie polecamy takiego rozwiązania. Z naszego doświadczenia wiemy, że pacjent, tak czy inaczej zadzwoni, aby zapytać o cenę, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybranie możliwości ustawienia zakresu cenowego.
Rejestracja online nie daje pełnej kontroli nad grafikiem
To kolejny mit, który jest powielany przez właścicieli placówek medycznych. Obawiają się oni, że wizyty umówione przez różne portale (na przykład ZnanyLekarz) będą dublować się z rezerwacjami ze strony placówki, a rejestratorki ręcznie będą musiały przepisywać je do kalendarza i dzwonić do pacjentów.
Fakt: Systemy rejestracji online, takie jak Proassist, umożliwiają pełne zarządzanie kalendarzem wizyt, w tym blokowanie terminów, modyfikowanie godzin przyjęć czy ustawienie preferencji dla różnych specjalistów. Placówka decyduje, którzy specjaliści są dostępni w rejestracji online, a w razie potrzeby może dostosowywać kalendarz w dowolnym momencie. System automatycznie aktualizuje zmiany i jest zsynchronizowany ze Znanym Lekarzem. Nieważne, czy Twój pacjent umówi wizytę przez ZL, Twoją stronę, czy przez social media – rezerwacja i tak pojawi się w kalendarzu dostępnym dla rejestratorki. Wizyty nie będą się dublować.
Fakt: Systemy rejestracji online, takie jak Proassist, umożliwiają pełne zarządzanie kalendarzem wizyt, w tym blokowanie terminów, modyfikowanie godzin przyjęć czy ustawienie preferencji dla różnych specjalistów. Placówka decyduje, którzy specjaliści są dostępni w rejestracji online, a w razie potrzeby może dostosowywać kalendarz w dowolnym momencie. System automatycznie aktualizuje zmiany i jest zsynchronizowany ze Znanym Lekarzem. Nieważne, czy Twój pacjent umówi wizytę przez ZL, Twoją stronę, czy przez social media – rezerwacja i tak pojawi się w kalendarzu dostępnym dla rejestratorki. Wizyty nie będą się dublować.
Rejestracja online jest tylko dla dużych placówek
Ostatnia rzecz, która blokuje jednoosobowe gabinety medyczne przed wdrożeniem rejestracji online to przeświadczenie, że zapisy przez Internet sprawdzą się tylko w dużych placówkach.
Fakt: Rejestracja online jest rozwiązaniem, które sprawdza się w każdej placówce – od jednoosobowych gabinetów po duże kliniki. Mniejsze gabinety mogą nawet bardziej skorzystać na tym rozwiązaniu, bo zyskują sposób na automatyczne przyjmowanie rezerwacji, co pozwala oszczędzić czas i lepiej zaplanować dzień pracy. Dzięki rejestracji online pacjenci mogą łatwo znaleźć wolny termin, co zwiększa ich satysfakcję i prawdopodobieństwo ponownej wizyty.
Fakt: Rejestracja online jest rozwiązaniem, które sprawdza się w każdej placówce – od jednoosobowych gabinetów po duże kliniki. Mniejsze gabinety mogą nawet bardziej skorzystać na tym rozwiązaniu, bo zyskują sposób na automatyczne przyjmowanie rezerwacji, co pozwala oszczędzić czas i lepiej zaplanować dzień pracy. Dzięki rejestracji online pacjenci mogą łatwo znaleźć wolny termin, co zwiększa ich satysfakcję i prawdopodobieństwo ponownej wizyty.
