Bezpieczna migracja danych

Przenieś swoją placówkę do Proassist

Pomożemy Ci przenieść bazę pacjentów, historię wizyt i dokumentację. Sprawdź, jak wygląda proces krok po kroku i ile trwa import danych z Twojego obecnego systemu.
Dwie postacie przenoszą foldery między chmurą a serwerami dla synchronizacji danych.

Jak wygląda proces migracji?

Przeprowadzimy Cię przez każdy etap, aby zapewnić bezpieczeństwo i ciągłość Twoich danych.

KROK 1

Zgłoszenie chęci przeniesienia

Skontaktuj się z nami, aby rozpocząć proces. Pomożemy Ci przejść przez każdy etap.

KROK 2

Próbka bazy danych

Aby określić format i czas migracji, potrzebujemy próbki Twoich danych z obecnego systemu. Udostępniamy gotowe wzory wiadomości do Twojego obecnego dostawcy.

KROK 3

Start pracy z Proassist

Kluczowy moment! Zacznij korzystać z Proassist w pełni najpóźniej dzień przed otrzymaniem pełnej bazy od starego dostawcy. Pozwoli to uniknąć luk w historii leczenia.

Uwaga: To najważniejszy krok dla zachowania ciągłości dokumentacji!

KROK 4

Przekazanie pełnej bazy

Gdy otrzymasz pełną bazę od poprzedniego dostawcy, skontaktuj się z nami i pomożemy Ci przesłać ją bezpiecznie do nas.

KROK 5

Analiza (min. 48h)

Nasz zespół Customer Success analizuje pliki, dzieli je na kategorie i weryfikuje poprawność. Potrzebujemy na to minimum 48 godzin.

KROK 6

Spotkanie wdrożeniowe

Wspólnie ustalimy, jakie dane zostaną zaimportowane i w jakiej formie. To dobry moment na Twoje pytania oraz finalne decyzje.

Uwaga: To ważne, aby w nowym systemie dane znalazły się dokładnie tam, gdzie ich potrzebujesz - w odpowiednich miejscach i formularzach w Proassist. To Ty decydujesz, jak mapujemy pola, np. że pole „badanie” z poprzedniego systemu trafi do pola „badanie obrazowe” w Proassist.

Nie zostawiamy Cię samego

Wiemy, że dane medyczne są krytyczne dla Twojej placówki. Dlatego nad procesem migracji czuwa dedykowany zespół, a nie automatyczny skrypt.

Dedykowany Opiekun

Od momentu przesłania próbki, Twój proces jest monitorowany przez specjalistkę z działu Customer Success. Masz imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za Twoje dane.

Bezpieczeństwo RODO

Przesyłanie danych odbywa się bezpiecznymi kanałami. Twoja baza nie jest udostępniana osobom trzecim, a po imporcie kopie robocze są trwale usuwane.

Ręczna weryfikacja

Zanim dane trafią na produkcję, są ręcznie sprawdzane. Następnie spotykamy się z Tobą na wideorozmowie, abyś osobiście zatwierdził efekt przed finalnym startem.
Mimo że sam import danych trwa np. wyłącznie 30 minut to cały proces, aby był zrobiony dobrze, zajmuje od kilku do kilkunastu dni. Jeśli przestaniesz używać starego systemu i będziesz czekać na wgranie danych do Proassist, powstanie „dziura” w historii leczenia.
Zacznij korzystać z Proassist (wpisywać nowe wizyty) przynajmniej jeden dzień przed otrzymaniem bazy od starego dostawcy. Dzięki temu, gdy wgramy stare dane, połączą się one płynnie z nowymi wpisami, tworząc kompletną historię.
Harmonogram migracji systemu z końcem starego 20.03, luką 20-26.03 i startem Proassist 26.03.

Co możemy przenieść?

Dostosowujemy zakres importu do Twoich potrzeb, o ile dane w plikach są kompletne i powiązane.

Wizyty i dokumentacja

Historia wizyt zrealizowanych i zaplanowanych, powiązana z ID pacjenta.

Karty pacjentów

Szczegółowe dane osobowe i medyczne przypisane do kartotek.

Załączniki i pliki

Skany, wyniki badań i inne pliki powiązane z konkretnym pacjentem.

Usługi i cenniki

Baza usług recepcyjnych i rozliczeniowych wraz z cenami i czasem trwania.

* Ostateczny zakres importu ustalamy po analizie przesłanej bazy danych.

Czas realizacji i koszty

W zależności od formatu Twojej obecnej bazy, proces może przebiegać dwiema ścieżkami.
Rekomendowane

Pliki CSV / Excel

Formaty: .csv, .xlsx, .xls, .xltx

0 zł w ramach wdrożenia

Wymaga dostarczenia kompletnych plików jednorazowo.
Niestandardowe

Inne formaty (np. XML, JSON)

Formaty wymagające pracy programistycznej

2000 zł netto

Wskazówka: Możesz samodzielnie zlecić konwersję pliku do CSV zewnętrznej firmie. Wtedy import do Proassist będzie darmowy (zgodnie z lewą kolumną).

Częste pytania

Rozwiewamy wątpliwości dotyczące procesu migracji.

Czy mogę dosłać pliki po rozpoczęciu importu?
Tak – możesz wysłać kilka plików (np. eksporty z różnych modułów), a my je połączymy.

Ważne: wszystkie pliki muszą dotrzeć do nas przed rozpoczęciem importu. Po starcie migracji nie dokładamy kolejnych plików ani baz.
Nie, import danych jest możliwy tylko dla klientów posiadających aktywną umowę — w wersji próbnej migracja nie jest dostępna.
To proste – zacznij wprowadzać nowych pacjentów i wizyty do Proassist jeszcze przed ostatecznym przeniesieniem starej bazy. Dzięki temu zachowasz ciągłość.
Podchodzimy do migracji na serio, żeby w nowym systemie wszystko było na właściwym miejscu. Samo techniczne wgranie danych zwykle trwa ok. 30 minut, ale wcześniej musimy: sprawdzić pliki, ustalić mapowanie pól (co ma trafić gdzie) oraz wykonać test i kontrolę spójności. Dzięki temu unikasz sytuacji, w której dane importują się szybko, ale później wymagają ręcznych poprawek.
Import bazy danych trwa różnie w zależności od metody. Przy wykorzystaniu plików CSV lub Excel całość zajmuje maksymalnie 14 dni roboczych, natomiast jeśli konieczne jest zaangażowanie programisty, proces trwa zazwyczaj około 30 dni roboczych.
Dane należy wyeksportować z poprzedniego systemu medycznego. Jeśli poprzedni system był świadczony jako usługa (SaaS), poproś dostawcę o przygotowanie eksportu – jako podmiot przetwarzający ma obowiązek zwrócić administratorowi (placówce) dane po zakończeniu usługi (RODO art. 28). Dodatkowo systemy w ochronie zdrowia powinny spełniać minimalne wymagania techniczne i funkcjonalne (ustawa o SIOZ art. 8b), co wspiera interoperacyjność i przenoszenie danych między systemami.
Nie, podczas importu danych nie można korzystać ze starego systemu. Praca w nim w tym czasie spowodowałaby powstanie luk w dokumentacji medycznej.
Najczęstsze sytuacje to:

  • niekompletne pliki (np. brakuje części danych lub arkuszy),
  • brak jednoznacznych identyfikatorów, przez co nie da się poprawnie połączyć wizyt lub plików z kartami pacjentów,
  • różne formaty i nazewnictwo pól, które wymagają dopasowania mapowania.
Właśnie dlatego etap analizy i mapowania jest tak ważny — pozwala wykryć problemy zanim dane trafią do Proassist.
Technicznie – samo wgranie danych często da się zrobić szybko. Problem w tym, że import „na skróty”, bez analizy i ustalenia mapowania, zwykle kończy się chaosem: dane lądują w złych polach, brakuje powiązań (np. plików z pacjentami), a później trzeba to ręcznie naprawiać.

Jeśli bardzo Ci zależy, możemy działać szybciej, ale rekomendujemy standardowy proces, bo finalnie oszczędza czas i nerwy.

Gotowy na zmianę na lepsze?

Nie martw się o technikalia. Wyślij nam próbkę bazy, a my zajmiemy się resztą. Zacznij pracę z nowoczesnym systemem Proassist.
Logo PROASSIST z zielonym łukiem przy literze P i niebieskim trójkątem jako literą A.

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.