Zadzwoń i dowiedz się więcej od naszych specjalistów!

Dzisiejszy, czwarty już odcinek jest wynikiem mojej rozmowy z Panem Doktorem, właścicielem Kliniki, który zapytał się: a jaka powinna być skuteczność rejestracji telefonicznej ? Pomyślałem, fajny temat na podcast. Z uwagi na fakt, że prowadzimy aktualnie nawet do 10.000 rozmów dziennie to jesteśmy w stanie w Proassist podpowiedzieć zarządzającym placówkami medycznymi, co należy zrobić, aby skuteczność rejestracji była wyższa.

Zacznijmy od początku, a więc co w zasadzie rozumiemy przez skuteczność rejestracji telefonicznej.

Wspólny współczynnik do mierzenia

Z uwagi na fakt, że są różne pomiary skuteczności rejestracji telefonicznej, to chciałbym, abyśmy mieli jeden wspólny wskaźnik, który pomoże nam później zbierać te same dane.

Ja uważam, że należy oddzielić skuteczność rejestracji telefonicznej od skuteczności rozmowy telefonicznej rejestratorki, z uwagi na fakt, że dane mogą być całkowicie inne. Aby mieć pełne dane, liczmy zatem całkowitą  skuteczność rejestracji telefonicznej 

Nie możemy w związku z tym, że mamy rejestrację dostępną wyłącznie przez 5 godzin nie brać pod uwagę połączeń, które są poza godzinami pracy gabinetu. Po prostu takie nieodebrane połączenie jest nieskuteczne, bo przecież jakbyśmy mieli rejestrację o godzinie 20:00 i to połączenie odebrali i zapisali pacjenta, to byłoby skuteczne. Szerokość dostępności telefonicznej rejestracji również wpływa na skuteczność telefonicznej rejestracji. 

Zapisana wizyta = skuteczna rejestracja 

Druga istotna sprawa, którą musimy jednoznacznie określić, to jest informacja, co rozumiemy przez skuteczność. Ważne, abyśmy ustalali, że jest to po prostu zapis na wizytę. Niektórzy tagują rozmowy i w ten sposób uznają, że rozmowa w sprawie np. przeniesienia wizyty lub odwołania nie jest brana do statystyk, my na potrzeby “warsztatu” potrzebujemy mieć taką samą próbę i te same dane. Jeżeli mamy do placówki 500 telefonów miesięcznie i zapisujemy 100 pacjentów telefonicznie to znaczy ze skuteczność mamy na poziomie 20 %, nawet jeżeli 50 % telefonów jest poza godzinami naszej pracy, czy rozmowy dotyczą czegoś innego niż zapisywanie.

Oczywiście wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że pacjenci dzwonią, aby przełożyć wizyty, odwołać wizyty, zapytać o coś, dopytać, o szczegóły etc., ale te dane również mają wpływ na naszą skuteczność i w dalszej części podcastu postaram się podpowiedzieć, w jaki sposób wyeliminować tego typu rozmowy.

Ważne jest jednak, aby w obliczeniu nie popełnić błędu, który jest często popełniany przez managerów w placówkach medycznych. Aby tak się stało, należy  brać pod uwagę fakt, że jeżeli u nas w placówce jest taka sytuacja, że jedna osoba jest odpowiedzialna zarówno za telefoniczna rejestracja jak i stacjonarną, to, w takim przypadku nie wiemy, ile wizyt było zapisanych telefonicznie, a ile zapisów dokonano na miejscu w placówce, chyba że będziemy tagować wizyty, co na pewno doprowadzi do dodatkowej pracy dla osób zapisujących.

Ok, więc skoro już wiemy jak liczyć skuteczność rejestracji telefonicznej, to  dochodzimy do pytania, chyba najważniejszego:

Czy należy mierzy skuteczność telefonicznej rejestracji ?

Moja odpowiedź będzie niejednoznaczna, z tego powodu, że zależy, co rozumiemy przez mierzenie skuteczności rejestracji medycznej. Jeżeli bierzemy pod uwagę fakt, że liczymy skuteczność w ten sposób opisany wyżej, czyli porównujemy ilość telefonów do ilości wizyt, to ma to sens w każdej sytuacji, ponieważ zebranie takich danych i porównanie ich z danymi z wcześniejszego okresu trwa kilka minut.

Natomiast często trafiam na propozycje firm, które przy zbieraniu odpowiednich dokładnych danych dorabiają rejestratorce dodatkową pracę w zasadzie przy każdym połączeniu.  Czyli Pani rejestratorka po skończonej rozmowie powinna ustawić odpowiedni tag do rozmowy, np. dotyczyła zapisu, przedstawiciel handlowy, takiego zabiegu i na koniec zaznaczyć jej skutek, np. zapisano wizytę czy odwołano wizytę. 

W tej sytuacji walczą ze sobą dwie moje natury, jedna związana z prostotą, szybkością i procesem, a druga związana ze statystykami i jednak przewagę bierze nad pierwszą.

Oczywiście wtedy mamy lepsze statystyki, dokładniejsze, natomiast trzeba przyznać, że po pierwsze: zależą one od rejestratorki, która może popełnić błąd.

Po drugie: dorabiamy zdecydowanie więcej pracy Pani rejestratorce

Zdaje mi się, że taka koncepcja broni się jedynie w przypadku gdy telefonów przypadających na jedną rejestratorkę jest bardzo mało i w placówce prowadzimy wysoko płatne zabiegi. Natomiast z przykrością muszę stwierdzić, że często tego typu rewolucje probuje wprowadzać się w placówkach, które zajmują się głównie konsultacjami i nisko płatnymi zabiegami lub w placówkach, w których jest niska skuteczność odbieralności połączeń. W takim przypadku wylewamy dziecko z kąpieli, bo dorabiając dodatkową pracę dla rejestratorek, aby mieć lepsze dane statystyczne, jednocześnie doprowadzamy do zmniejszonej ilości odebranych połączeń, a więc koło się zamyka.

Inaczej mówiąc, w związku, z tym że rejestratorka medyczna ma więcej obowiązków, nazwijmy je statystycznych, to jest w stanie odebrać mniej połączeń.

Z jednej strony robimy analizy i staramy się podwyższyć skuteczność zapisów dla połączeń telefonicznych, a z drugiej strony doprowadzamy do tego, że dodajemy jej pracy i odbieramy mniej połączeń, a więc w konsekwencji jeżeli nawet podwyższymy skuteczność przeprowadzanych rozmów to i tak w ogólnym rozrachunku zapisanych pacjentów może być mniej. Np. 10 % z 100 połączeń to 10 wizyt, a 20 % z 50 połączeń to nadal 10 wizyt, więc podsumowując:

Mierzmy siły na zamiary i podchodzimy do problemów związanych z zapisami telefonicznymi w placówce po kolei. Zazwyczaj najważniejszym czynnikiem na poprawienie skuteczności rejestracji jest po prostu odbieranie większej ilości połączeń.  Jeśli doprowadzimy do sytuacji, w której odbieramy połączenia na poziomie powyżej 95 % to możemy przemyśleć, czy jest  sens zbierania dodatkowych danych statystycznych, aby skuteczność już samej rozmowy zwiększyć, ale wcześniej skupmy się raczej na ważniejszych aspektach !

Ok, zacząłem trochę już temat, a więc idźmy dalej:

Co w takim razie wpływa na skuteczność rejestracji skoro nie tylko sama rozmowa telefoniczna ?

Mamy już wspólne liczby, wiec możemy obliczyć u siebie współczynnik i porównać do innych. Dam kilka przykładów, w jaki sposób kształtuje się skuteczność rejestracji telefonicznej i od czego ona zależy. Zacznijmy od omówienia,  co wpływa na skuteczność rejestracji i co robić, aby skuteczność była wyższa:

  1. Odbieralność połączeń ma największy wpływ na skuteczność rejestracji telefonicznej

Po pierwsze  i najważniejsze: Na skuteczność telefonicznej rejestracji wpływa przede wszystkim ilość odebranych połączeń. I tutaj jest istotne, aby nie mylić z oddzwonionymi. Skuteczność obdzwonionych połączeń jest niższa niż odebranych, a więc jeżeli chcemy podwyższyć skuteczność rejestracji telefonicznej, to musimy odbierać dużą ilość połączeń. Wynik powinien być powyżej 95 %. Jest to mocno związane z matematyka, jeżeli odbierzemy 100 połączeń na skuteczności rozmowy 20 %, to mamy 20 zapisów, jeżeli odbieramy natomiast 50 połączeń na skuteczności rozmowy 30 %, to i tak tych zapisów jest mniej niż 20. Więc pierwsze co musimy zrobić to sprawdzić, czy odbieramy połączenia i jeżeli ich nie odbieramy to postarać się doprowadzić do sytuacji, w której będziemy odbierać minimum 95 % połączeń, a dopiero później zająć się poprawianiem skuteczności samej rozmowy.

  1. Numer placówki służy nie tylko do rejestracji pacjentów

Po drugie, problem zazwyczaj widoczny w małych gabinetach. Numer do tej pory był używany do różnych czynności, a nie jedynie do rejestracji, np. lekarz używał numeru do celów kontaktów z pacjentem, albo np. z urzędami, a następnie zostawił go, jako numer gabinetowy. W takim przypadku ilość połączeń niezwiązanych z rejestracją wzrasta, bo np. dzwonią urzędnicy, przedstawiciele handlowi, znajomi etc. Możemy postarać się wyeliminować tego typu połączenia wcześniejszą zapowiedzią. W ten sposób zmniejszymy liczbę niepotrzebnych rozmów, a więc nasza skuteczność wzrośnie.

I w takim przypadku przechodzimy do punktu 3: Odpowiednia zapowiedź:

  1. Odpowiednia zapowiedź w centrali telefonicznej

Istotnym czynnikiem zwiększającym skuteczność rejestracji telefonicznej jest odpowiednia zapowiedź tzw.: komunikat IVR. Oczywiście zapowiedź należy dostosować do specyfiki placówki, natomiast jako defaultowy my proponujemy poinformować w niej o po pierwsze o tym, gdzie się pacjent dodzwonił po drugie o możliwości rejestracji online. Przykład takiej zapowiedzi: „Dzień Dobry. Dodzwoniłeś się do placówki medycznej abc. Informujemy, że jest całodobowa rejestracja pacjentów dostępna na stronie www.abc.pl. Jeżeli chcesz połączyć się z rejestracją telefoniczną, pozostań na linii.

W takim przypadku pozbywamy się osób, które źle się dodzwonili, np. przez pomyłkę i w ten sposób nie zabierają oni  czasu rejestratorce.  Po drugie informujemy o możliwości rejestracji online pacjentów, którzy zadzwonili np. poza godzinami pracy lub nie wiedzieli o takiej opcji.

W jaki sposób można bezpłatnie wypromować swoją rejestrację online, mówiłem w poprzednim odcinku pod tytułem: „Rejestracja online- jak zrobić to dobrze”

  1. Rejestracja online

Rejestracja online to super narzędzie i powinniśmy z niego korzystać. Należy jednak mieć na uwadze fakt, ze dużą ilość rejestracji online doprowadzi do zmniejszenia się skuteczności telefonicznej rejestracji. Będzie to spowodowane tym, że najbardziej zdecydowana część pacjentów, która by do nas dzwoniła w dużej części, zapisze się samodzielnie online. Oczywiście to nie jest powód, dla którego mielibyśmy rezygnować z rejestracji online, raczej jest to po prostu wytłumaczenie, dlaczego w jednej placówce wyniki mogą być lepsze od drugiej, mimo że całościowy obraz ilości wizyt będzie odwrotny.

  1. Dobra obsługa pacjenta doprowadza do zwiększonej ilości połączeń, które nie kończą się wizytą

Dzwoniliście na pewno nie raz do przychodni, do której nie sposób się dodzwonić. W takim przypadku o dziwo, mimo że całkowita skuteczność rejestracji spada, bo ilość połączeń odebranych jest niska o tyle, skuteczność samej rozmowy jest wysoka, ponieważ nikt nie ma ochoty czekać na linii kilkanaście minut z pytaniem, np. czy parking jest dostępny, albo jak do Państwa dojechać. W takim przypadku jeżeli już pacjent decyduje się na kilkukrotne dzwonienie lub czekanie na linii, to jest on mocno zdeterminowany do tego, aby zapisać się na wizytę.

Całkowicie odwrotna sytuacja jest w placówce, gdzie linia jest dostępna, Pani rejestratorka miła i poziom obsługi wysoki. W takim przypadku będzie wzrastała liczba połączeń, które nie dotyczą zapisu i są rozmowami nazwijmy je “około zapisu”, typu: jak przygotować się do zabiegu, albo czy ja mogę przyjechać do placówki od ulicy Puławskiej. 

Musimy zatem mieć na uwadze fakt, że dostępność naszej linii i odpowiedni poziom obsługi wpłynie na to, że ilość połączeń wzrośnie, co oczywiście nie oznacza, że mamy być niemili na rejestracji lub telefonów nie odbierać 🙂

  1. Odpowiedni skrypt rozmowy

Generalnie nie będę w tym odcinku podejmował się rozmowy nad wprowadzeniem skryptu do rozmów dla rejestratorek i tego, w jaki sposób rozmowa powinna być prowadzona, ponieważ jest to temat tak szeroki, że wymaga osobnego rozwinięcia i w najbliższym czasie postaram się przygotować odcinek na ten temat. Musimy natomiast mieć wiedzę, że to, w jaki sposób rejestratorka prowadzi rozmowę, wpływa na jej skuteczność. Zapewne wszyscy zgadzamy się, że musimy być mili i profesjonalni, cokolwiek to słowo “profesjonalni” znaczy, natomiast musimy zrozumieć, że na  skuteczność rozmowy największy wpływ ma dobrze dobrany skrypt skorelowany z możliwościami, jakie daje nam system do zapisów pacjentów, co w połączeniu można nazwać procesem.

  1. Strona internetowa placówki medycznej

Musimy brać pod uwagę fakt, że wiele telefonów, które są kierowane do naszej rejestracji, dotyczą spraw czy pytań, na które pacjent mógłby samodzielnie uzyskać informację przez  naszą stronę internetową.

Oczywiście jest to dodatkowa praca, ponieważ musielibyśmy na naszej stronie internetowej opublikować informację, w jaki sposób przygotować się do badania, konsultacje czy zabiegu. Napisać wyjaśnienie wraz z opublikowaniem mapki odnośnie dojazdu. Informacje odnośnie parkingu. Dodatkowo możemy cyklicznie starać się umieszczać na stronie internetowej odpowiedzi na powtarzające się pytania w rozmowach telefonicznych. Także warto czasami poświęcić chwilę czasu, aby zdiagnozować, które pytania się powtarzają.

  1. Informacje przekazywane pacjentowi

Jeżeli masz oprogramowanie do zapisów pacjentów, które ma system przypomnień SMS czy mailowy to warto do SMS-a przypominającego lub maila dodać informacje, które mogą być przydatne. Przykładowo w Proassist mamy możliwość zdefiniować konkretną treść maila w zależności od usługi, na którą zapisuje się pacjent. W takim przypadku jeżeli pacjent zapisuje się na USG jamy brzusznej, to dostaje maila o przygotowaniu do badania. Jeżeli będziemy takie informacje konsekwentnie przekazywać pacjentom, to po jakimś czasie dotrzemy do sytuacji, w której liczba połączeń, która nie dotyczy rejestracji — spadnie.

  1. Komunikacja marketingowa Centrum Medycznego

W związku z obsługą telefoniczną licznych placówek medycznych bardzo często zdarza nam się obserwować sytuację, w której informacje zawarte na stronach internetowych lub komunikaty reklamy są odosobnione od faktycznej oferty placówki. Przykładowo o  zabiegu, który możesz wykonać w danej placówce, rejestratorka dowiaduje się podczas rozmowy z pacjentem, tzn. pacjent dzwoni i informuje, że chce się zapisać na dany zabieg, który według strony internetowej placówka wykonuje, dlatego zwracajmy uwagę, na to w jaki sposób. Nie dość, że zmniejszymy ilość pracy rejestratorek medycznych to również zdenerwowanie pacjenta, który często mówi: „Ale przecież na stronie internetowej jest napisane, że wykonujecie za 999 zł”. Nie wspominam już o przepalonym budżecie reklamowym, ale to już temat na inny podcast.

  1. Skuteczność rejestracji telefonicznej pacjentów korzystających z NFZ

NFZ ma wyższą wskaźnik skuteczności rozmowy. Prosta zasada: jest więcej chętnych niż miejsc, a więc jeśli tylko jest możliwość zapisu, bo akurat są miejsca, to pacjent skorzysta z okazji i zapisze się na wizytę. Po prostu popyt przewyższa podaż. W placówkach, w których zapisuje się na wizyty refundowane z NFZ, skuteczność rozmowy zawsze będzie zdecydowanie wyższa niż w placówkach prywatnych, gdzie pacjent musi samodzielnie zapłacić za wizytę.

  1. Niezdecydowani pacjenci

Tworząc kampanie reklamowe, doprowadzamy do tego, że skuteczność rozmowy telefonicznej spada. Jest to oczywiście zrozumiałe i musimy po prostu zdawać sobie z tego sprawę. Jeżeli trafiamy do szerszego grona potencjalnych klientów, to będziemy mieć więcej pacjentów, którzy kontaktują się z nami, aby uzyskać informacje, ale jeszcze nie są zdecydowani na zakup usługi u nas. W takiej sytuacji bardzo ważny jest odpowiedni skrypt rozmowy, o którym mówiliśmy wcześniej i skorelowanie działań reklamowych z odpowiednim procesem zapisu. 

  1. Skuteczność rejestracji telefonicznej zależy od specjalizacji lekarza

Tak samo jak rejestracja online będzie bardziej skuteczna w niektórych specjalizacjach, tak samo jest  rejestracja telefoniczna. Ciężko będzie zautomatyzować proces w specjalizacji kardiologicznej, gdzie pacjenci są wiekowi i gorzej obsługują pocztę maila czy linki wysyłane w SMS z mapą dojazdu do placówki. A więc musimy wiedzieć, że w takim przypadku liczba telefonów, które niekoniecznie dotyczą samego zapisu, będzie większa.

  1. Połączenia wychodzące do pacjentów

Jeżeli Twoja rejestracja często kontaktuje z pacjentem telefonicznie, np. w celu przypomnienia o wizycie, czy przełożenia terminu wizyty to dochodzi do takiej sytuacji, w której pacjent często oddzwania na połączenia nieodebrane, ponieważ np. nie mógł odebrać telefonu lub nie wiedział, kto dzwoni. W takim przypadku wiadomo, że skuteczność spada, bo jest to po prostu zwykła matematyka. 

Rozwiązaniem może być propozycja, aby do potwierdzenia wizyt i kontaktu z pacjentem używać innego numeru niż jest używany do rejestracji pacjentów. Wtedy nie mamy sytuacji, w której statystyki są zaniżone, ale z drugiej strony narażamy siebie na sytuację, w której pacjent będzie dzwonił pod błędny numer w celu zapisu na wizytę.

W jaki sposób rozpocząć poprawianie skuteczności rejestracji telefonicznej ?

Najpierw musimy doprowadzić do sytuacji, w której odbieramy minimum 95 % połączeń, później doprowadzamy do sytuacji, w której zmniejszamy ilość niepotrzebnych połączeń, a więc związanych z informacjami, które mogą być przekazywane w inny sposób, bardziej zautomatyzowany niż telefonicznie. W ostatnim etapie poprawiamy skuteczność rejestracji telefonicznej przez odpowiednie przeprowadzone rozmowy, odpowiednią bazę wiedzy dla rejestratorki i skuteczny skrypty rozmów wprowadzony w placówce. Ważna jest tutaj kolejność, ponieważ proszę zobaczyć, że pierwsze dwa zadania należą do osób zarządzających, dopiero w trzecim etapie wymagamy ewentualnych zmian od rejestratorki. Musimy zdawać sobie sprawę, z tego, że jeżeli nigdy w życiu nie rozmawialiśmy z pacjentem i nie mamy wiedzy, w jaki sposób to zrobić, to jest duże prawdopodobieństwo, że układając skrypt rozmowy, popełnimy masę błędów, natomiast wcześniejsze nie wymagają takiej wiedzy z naszej strony, więc będą łatwiejsze i szybsze do wprowadzenia.

Jakie wyniki możemy oczekiwać ?

Na jakie wyniki możemy liczyć ? Jakie wyniki powinniśmy uważać jako sukces ? Jeżeli przejdziemy przez cały proces to ostatecznie w prywatnej placówce medycznej, która nie obsługuje NFZ (przypominam, że w placówkach, w których jest NFZ, jest o wiele wyższa skuteczność) to założenie, że 1 telefon na 3 zostaje zapisany, jest wynikiem uśrednionym. Natomiast proszę pamiętać o tych czynnikach, które omówiłem wcześniej. Bardzo dużo zależy od naszej komunikacji marketingowej, od rodzaju specjalizacji, która przeważa w naszej placówce i szeregu innych czynników. Przed podcastem sprawdziłem dane z naszej rejestracji telefonicznej i zauważyłem, że niektóre placówki, które obsługujemy dochodzą do skuteczności powyżej 40 %, najlepsza placówka prywatna ma wynik 48 %, czyli na 100 telefonów do placówki, zapisano 48 wizyt przez telefoniczną rejestrację, ale jest to efekt synergii i współpracy placówki z opiekunem jego rejestracji. Aby osiągnąć taki wynik, należy dokonać zmiany po obu stronach nazwijmy to “słuchawki”

Jeżeli aktualnie mamy wynik niższy niż 33 % to jest duże prawdopodobieństwo, że wprowadzając proste kroki, podwyższymy skuteczność o kilka procent, a czy skórka jest warta wyprawki, to już muszą Państwo ustalić sami, dla przykładu podajmy liczby. Jeżeli mamy 1000 połączeń do placówki miesięcznie ze skutecznością 28 % to zapisujemy 280 wizyt telefonicznie miesięcznie, jakby udało nam się podwyższyć ten współczynnik o 5 %, to liczba wizyt wzrosłaby o niecałe 50, co daje w okolicach 10.000 zł dodatkowego przychodu.

I doszliśmy do końca, jeżeli masz pytania lub sugestie albo chciałbyś wymienić się swoim doświadczeniem związanym z pracą w placówce medycznej, zachęcam do odwiedzenia naszej grupy na Facebooku. Grupa nazywa się podobnie jak podcast, czyli: “Z życia lekarza- czyli jak zrozumieć pacjenta”. Tutaj zostawiam LINK.