Zewnętrzna rejestracja medyczna – wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

Zewnętrzna rejestracja medyczna - wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

Komunikacja placówki medycznej z pacjentem jest bardzo ważna. Dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna generuje większy ruch w placówce, dlatego warto zadbać o to, aby była ona jak najbardziej sprawna. Nieważne, czy prowadzisz pojedynczą praktykę lekarską, czy kierujesz dużym podmiotem medycznym – pacjenci muszą docierać na wizyty. Aby im to ułatwić, potrzebujesz wydajnej rejestracji medycznej.

REJESTRACJA MEDYCZNA W PLACÓWCE

Obecnie najbardziej tradycyjnym rozwiązaniem jest zatrudnienie rejestratorek medycznych. Wiąże się z tym odpowiednie przeszkolenie oraz wdrożenie do pracy. Nie jest ono łatwe z uwagi na fakt, że osoby zatrudnione na tym stanowisku mają wiele obowiązków. Oprócz samego odbierania połączeń od pacjentów rejestratorki medyczne zajmują się pacjentami na miejscu, sprawują kontrolę nad dokumentacją medyczną, oraz sporządzają raporty dotyczące statystyk. Dlatego tego typu stanowisko powinna obejmować osoba doskonale zorganizowana, oraz taka, która szybko się uczy.

Jak widać, znalezienie odpowiedniej osoby na stanowisko rejestratorki medycznej nie należy do najłatwiejszych zadań. Jest to jednak warunek dobrego funkcjonowania placówki. Pacjenci muszą przychodzić na wizyty, inaczej przychodnia nie będzie odnotowywać przychodu. Żeby dotrzeć do placówki, pacjent musi najpierw dokonać rezerwacji terminu. Dlatego w pełni wydajna rejestracja to podstawa.

ZEWNĘTRZNA REJESTRACJA PACJENTÓW

A gdyby tak ktoś przejął część obowiązków rejestratorek medycznych? Połączenia telefoniczne odbierałyby w pełni przeszkolone, doświadczone osoby, a rejestratorki Twojej przychodni mogłyby zajmować się zapisywaniem pacjentów na miejscu, oraz skupić się na pozostałych obowiązkach. To wszystko jest możliwe dzięki outsourcingu rejestracji medycznej, z której korzysta coraz więcej placówek medycznych.

Tego typu rozwiązanie skutecznie odciąża personel, zajmujący się rejestracją wizyt w przychodni. Konsultanci z firmy zewnętrznej odbierają połączenia i zapisują pacjentów, a rejestracja medyczna w placówce zajmuje się resztą obowiązków. Następuje rozdzielenie obowiązków bez konieczności zatrudniania dodatkowego pracownika do pomocy. Najważniejszą zaletą jest to, że zyskujesz odebrane telefony bez angażowania kolejnej osoby, jednocześnie obniżając koszty.

TELEFONICZNA REJESTRACJA MEDYCZNA PROASSIST

Nasi konsultanci przechodzą przez bardzo dokładne szkolenia dotyczące tego, jak rozmawiać z pacjentami oraz tego, jak rejestrować wizyty. Każdy nowy klient podaje nam stosowne informacje o swojej przychodni lub gabinecie, a nasze rejestratorki zapoznają się z nimi, by zastosować je podczas rejestracji wizyt. Każda nowa placówka oraz gabinet jest traktowany indywidualnie, dzięki czemu rejestracja wizyt przebiega bardzo profesjonalnie.

Praca rejestratorek medycznych Proassist jest stale monitorowana. Rozmowy z pacjentami są omawiane oraz stale usprawniane. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie telefony zostaną odebrane. Dodatkowo nasza rejestracja medyczna odbiera połączenia poza godzinami pracy Twojej placówki. Pracujemy od 8:00 do 21:00 od poniedziałku do piątku, oraz od 8:00 do 15:00 w soboty. Dzięki temu na wizytę zapiszą się również pacjenci, którzy nie znają godzin pracy Twojej placówki medycznej.

ZALETY OUTSOURCINGU REJESTRACJI MEDYCZNEJ

Zewnętrzna rejestracja medyczna oferuje pełen wachlarz korzyści. Wspiera dobrą organizację pracy placówki medycznej poprzez rozdzielenie obowiązków. Ponadto:

1. Telefoniczna rejestracja medyczna spoza Twojej placówki odbierze wszystkie telefony od pacjentów. Rejestratorki zajmują się odbieraniem połączeń i rezerwacją terminów (i ewentualnym oddzwanianiem i potwierdzaniem wizyt), oraz posiada odpowiednią liczbę konsultantów, która pozwala na zapisanie wszystkich pacjentów. Dzięki temu likwidowany jest problem telefonów nieodebranych ze względu na natłok innych obowiązków, lub dużą ilość osób, zapisujących się do lekarzy stacjonarnie.

2. Obowiązki są rozdzielone, dzięki temu nie występują żadne przeszkody w dobrej organizacji pracy przychodni. Rejestracja medyczna placówki zajmuje prowadzeniem dokumentacji medycznej oraz pomaga pacjentom na miejscu, natomiast zewnętrzna – rezerwuje terminy telefonicznie.

3. Nie ma potrzeby prowadzenia czasochłonnych szkoleń oraz monitorowania rozmów rejestratorek medycznych z pacjentami. Personel rejestrujący wizyty zewnętrznie, wdrażany jest krok po kroku, a szkolenia są uzupełniane na bieżąco. Dzięki temu oszczędzasz czas i pieniądze, które poświęciłbyś na przyuczanie nowych pracowników.

4. Jeśli w Twojej przychodni pracują już osoby na stanowisku rejestratorki medycznej – to dobrze. Zewnętrzna rejestracja może stanowić wsparcie dla osób już zatrudnionych. Daje Ci to dodatkowy komfort braku konieczności zatrudniania nowych osób na to stanowisku w przypadku, gdyby rejestracja medyczna Twojej przychodni straciła na wydajności. Szukanie nowego pracownika wiąże się z długim procesem rekrutacji oraz niepewnością, czy znaleźliśmy odpowiednią osobę. W przypadku zaopatrzenia się w outsourcingową rejestrację medyczną tego typu problem nie istnieje.

Zewnętrzna telefoniczna rejestracja medyczna może w pełni zastąpić personel, zapisujący pacjentów wizyty. Jeżeli przykładowo prowadzisz gabinet lekarski i samodzielnie zajmujesz się dokumentacją medyczną – to rozwiązanie jest dla Ciebie.

5. Oszczędność wydatków. Zatrudnienie jednego pracownika kosztuje miesięcznie około 3000 zł. Zewnętrzna rejestracja wizyt w przypadku Proassist to koszt nieprzekraczający 300 zł dla jednego specjalisty (przy czym, przy zamówieniu rejestracji dla każdego nowego lekarza w placówce ten koszt się zmniejsza). Dzięki temu zyskujesz dodatkowe źródło zapisu wizyt bez poważnego naruszenia budżetu placówki, a zaoszczędzone finanse możesz przeznaczyć na inne cele.

6. Twoi pacjenci zyskują możliwość zapisów przez cały dzień. Jeśli jesteś lekarzem specjalistą, Twoje godziny mogą być nieregularne. Zewnętrza rejestracja medyczna Proassist odbierze wszystkie telefony od Twoich pacjentów także po zamknięciu gabinetu. Dzięki temu Twój grafik będzie wypełniany podczas gdy Ty będziesz odpoczywać po pracy.

REJESTRACJA ON-LINE JAKO DODATKOWE WSPARCIE

Będąc w temacie outsourcingu rejestracji wizyt, warto wspomnieć o innym nowoczesnym rozwiązaniu, jakim są zapisy pacjentów przez internet. Zakładka umieszczana na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej umożliwia wybranie usługi, daty, oraz godziny wizyty. Pacjenci rejestrują się samodzielnie przez całą dobę, co jeszcze bardziej odciąża rejestrację medyczną w przychodni. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak kwestia rejestracji on-line wygląda w Proassist – skontaktuj się z nami. Wszystko Ci opowiemy.

POZYSKUJ NOWYCH PACJENTÓW

Oprócz zwolnienia rejestratorek medycznych z obowiązku telefonicznych zapisów na wizyty, możesz zyskać znacznie więcej. Zewnętrzna rejestracja medyczna, zarówno telefoniczna, jak i online stanowi dodatkowe źródło zapisów na wizyty. To wiąże się z udostępnieniem pacjentom możliwości dotarcia na wizyty, a co za tym idzie – zwiększenia przychodów placówki medycznej.

Zewnętrzna rejestracja medyczna pacjentów to doskonała opcja zarówno dla dużych placówek medycznych, jak i małych gabinetów lekarskich w przypadku, gdy szukasz odciążenia dla swoich rejestratorek medycznych, oraz, gdy nie masz jeszcze rejestracji medycznej
.
Tego typu rozwiązanie przynosi wiele korzyści w kwestii organizacji pracy placówki, pozwoli pozyskać nowych pacjentów, a co najważniejsze – zaoszczędzić finanse, które poświęciłbyś na zatrudnienie nowej osoby.

Jak sprawdzić skuteczność rejestracji medycznej w Twojej placówce?

Telefony do placówki medycznej muszą być odbierane. Niezależnie od tego, ile obowiązków poza odbieraniem połączeń mają rejestratorki medyczne – pacjenci muszą mieć szansę zapisów na wizyty. Bez tego przychodnia przestanie funkcjonować.

Szkolenie rejestracji medycznej w placówce

Pracownicy telefonicznej rejestracji medycznej, zanim zaczną zapisywać pacjentów, powinni zostać odpowiednio przeszkoleni oraz wdrożeni do pracy. Na samym początku rejestratorki medyczne muszą poznać oprogramowanie medyczne, w którym będą rejestrować pacjentów. Następnie osoba wdrażająca do pracy, powinna przekazać im informacje dotyczące specyfiki danej placówki medycznej. Powiadomić o wszelkich wyjątkowych sytuacjach, które rejestratorki mogą napotkać podczas pracy z pacjentami. Dodatkowo każda osoba, zajmująca się telefoniczną rejestracją medyczną powinna zostać wyposażona w przykładowy skrypt rozmów, który będzie towarzyszył jej podczas pracy, dzięki czemu pozwoli uniknąć pomyłek oraz zaskoczenia trudnymi pytaniami pacjenta.
Szkolenie telefonicznej rejestracji medycznej należy przeprowadzić bardzo skrupulatnie. Od tego, jak będziesz wdrażać rejestratorki do pracy zależy, jak wydajna będzie rejestracja w Twojej placówce. Dzięki temu, że dobrze przeszkolisz swój personel telefony będą odbierane, a pacjenci będą mogli szczęśliwie docierać na wizyty do Twoich lekarzy.

Dalsze wdrażanie do pracy

Twoja placówka medyczna posiada już w pełni przeszkolony personel rejestracyjny. Każda rejestratorka medyczna dokładnie wie, co robić, co mówić pacjentom, oraz w jaki sposób zapisywać wizyty. W tym momencie pojawia się pytanie: Co dalej?
Jeżeli w tym momencie zaprzestaniesz działań, może okazać się, że telefoniczna rejestracja pacjenta w Twojej placówce przestanie funkcjonować prawidłowo, a co za tym idzie – mniej pacjentów dostanie się do Twojej przychodni.
Dlatego nie można w tym temacie spoczywać na laurach. W tym momencie należy obmyślić plan działania, dotyczący rozwoju rejestracji medycznej. Co zrobić, aby połączenia były odbierane?

Działania, pozwalające na stałe usprawnianie telefonicznej rejestracji pacjenta w placówce:

1. Monitorowanie postępów w rozmowach z pacjentami
Pierwszym sposobem jest sprawdzanie postępów w kwestii rozmów rejestratorek z pacjentami. Polega to na tym, że raz na wybrany przez Ciebie czas (co miesiąc, lub co dwa tygodnie) odsłuchujesz rozmowy osób odpowiedzialnych za rejestrację wizyt w placówce. Następnie wychwytujesz błędy, które mogą wpływać na to, że dany pacjent zrezygnował z zapisu na wizytę. Czy rejestratorka medyczna dąży do rezerwacji terminu? Czy proponuje najbliższy dostępny termin? Czy nie wdaje się w niepotrzebne rozmowy z pacjentem, które przedłużają rozmowę? Czy nie odradza odbycia wizyty u danego specjalisty? Wszystkie Twoje spostrzeżenia zbierasz, a następnie przeprowadzasz rozmowę, podczas której zwracasz uwagę na popełniane błędy. W celu odpowiedniego zmotywowania, opisujesz również dobre aspekty rozmów.

2. Sprawdzanie połączeń odbieranych
Istnieją specjalne programy, w których można monitorować pracę osób pracujących przy odbieraniu telefonu. Można w nich sprawdzić, ile połączeń telefonicznych dziennie, oraz miesięczne odebrała dana osoba. Istnieje także możliwość wglądu w długość poszczególnych połączeń, oraz w ogólny czas, spędzony na rozmowach w ciągu dnia. Jeżeli zauważysz, że odbieralność telefonów w Twojej placówce spada, możesz zajrzeć w statystyki i porównać wspomniane informacje. Dzięki temu uzyskasz pogląd na pracę rejestratorek medycznych w Twojej przychodni. Monitorowanie czasu rozmów i ilości odebranych połączeń pozwoli Ci trzymać rękę na pulsie i reagować w przypadku, kiedy liczba pacjentów zapisujących się przez telefoniczną rejestrację zacznie spadać.

Drugi sposób na sprawdzanie, czy rejestracja medyczna odbiera telefony jest nieco łatwiejszy, ale nie do końca miarodajny. W każdej chwili możesz zadzwonić do swojej placówki medycznej i sprawdzić, czy telefony są odbierane. Oczywiście, jak wiadomo, jeden, czy dwa razy nie wystarczy, aby się przekonać, czy telefoniczna rejestracja wizyt jest w pełni wydajna. Ten sposób może przynieść jakiekolwiek skutki tylko wtedy, kiedy wykonasz tych telefonów od kilku do kilkunastu.

3. Sprawdzanie czasu pracy rejestratorek medycznych
W programie do monitorowania pracy osób odbierających telefony masz możliwość sprawdzania czasu tej pracy. W systemie jak na dłoni widać, jak długi był czas pracy i przerw rejestratorek medycznych. Zestawienie tego z ilością odbieranych połączeń i porównanie pracy jednej rejestratorki do drugiej da Ci pełen obraz sytuacji.

4. Czas trwania rozmów
Sprawdzaj także czas trwania rozmów osób, zajmujących się rejestracją wizyt w Twojej placówce medycznej. Im dłuższa rozmowa, tym mniejsza szansa na zapisanie jak największej liczby pacjentów. Wdawanie się w dłuższe dyskusje z pacjentem może doprowadzić do tego, że nie dość, że nie dojdzie do telefonicznego zapisu, to jeszcze poskutkuje tym, że inni pacjenci stracą szansę na dodzwonienie się do przychodni.

5. Sprawdzanie w oprogramowaniu medycznym, ile wizyt dodała dana rejestratorka medyczna
Jeżeli korzystasz z oprogramowania dla przychodni do prowadzenia EDM i terminarza wizyt, dobrze byłoby gdyby był on wyposażony w możliwość sprawdzania, ile terminów zostało zarezerwowanych przez daną osobę. To również pozwoli porównać skuteczność rejestratorek medycznych i ewentualnie podjąć odpowiednie kroki.
Oprogramowanie medyczne Proassist posiada opcję sprawdzania źródła dodawania wizyt. Funkcja pozwala sprawdzić, ile wizyt zostało dodanych przez naszą telefoniczną rejestrację pacjentów, ile wizyt zapisała rejestracja medyczna danej placówki stacjonarnie, ile terminów pacjenci zarezerwowali samodzielnie przez internet na stronie lekarza, a ile na portalach takich jak znanylekarz.pl, czy kliniki.pl, z którymi system Proassist jest zintegrowany. Opcja pozwala uzyskać pełne statystyki dotyczące dodawania wizyt.

6. Monitorowanie innych obowiązków
Ostatni sposób, który może być nieco mniej miarodajny od reszty, to monitorowanie obowiązków rejestracji medycznej niezwiązanych z odbieraniem telefonów. Jeżeli przyjrzysz się dokładnie, jakie czynności wykonują rejestratorki medyczne w Twojej placówce, sprawdzisz, ilu pacjentów zapisuje się stacjonarnie – uzyskasz szansę na to, aby zwrócić uwagę na organizację pracy rejestracji w Twojej przychodni.
Monitorowanie pracy rejestracji medycznej jest jednym z elementów, które pozwolą Ci lepiej niż zarządzać, a co za tym idzie – sprawić, że będzie ona odpowiednio funkcjonować. Skrupulatne szkolenia to pierwszy krok do uzyskania w pełni wydajnej telefonicznej rejestracji medycznej. Odpowiednie wdrożenie personelu na kolejnych etapach również ma wpływ na wydajność pracy rejestracji. Na samym początku ważne jest zwracanie uwagi na błędy popełniane podczas rozmów z pacjentami. Jeżeli zwrócisz uwagę na ten aspekt na samym początku – będzie większa szansa na to, że unikniesz błędów na dalszych etapach pracy rejestracji.

Podsumowanie

Praca rejestracji medycznej powinna być stale monitorowana. Dzięki możesz przez cały czas trzymać rękę na pulsie i reagować w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych wizyt spadnie.

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Rozmowy telefoniczne z pacjentami nie zawsze przebiegają sprawnie. Każdy dzwoniący jest inny, co niejednokrotnie może być powodem wielu nieporozumień podczas rejestracji wizyt. Dlatego niezmiernie ważne jest odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za tę czynność do pracy.

Czas rozmowy telefonicznej nie powinien być zbyt długi. Im dłuższa rozmowa, tym mniejsza szansa na zapis większej liczby pacjentów. Dlatego najważniejsze jest to, aby każda rejestratorka medyczna potrafiła sprawnie zapisać pacjenta na wizytę, oraz jak najszybciej i bardzo rzeczowo odpowiedzieć na wszystkie zadane przez niego pytania.

Dodatkowo rejestratorki powinny zostać uczulone na trudnych pacjentów, nie przekraczać swoich kompetencji poprzez doradzanie w kwestiach zdrowotnych, oraz wiedzieć, co można mówić osobom, dzwoniącym do placówki, oraz jakich tematów unikać.

Etapy wdrażania telefonicznej rejestracji medycznej w Proassist

Bardzo ważne jest skrupulatne szkolenie rejestratorek medycznych, oraz wsparcie podczas pierwszych dni pracy. Im lepiej przygotujesz swoich pracowników do rejestracji pacjentów, tym mniej trudności wystąpi w późniejszych etapach.

Wszystkie osoby, rejestrujące wizyty w Proassist przeszły dokładne szkolenie oraz wdrożenie do pracy. Dzięki temu zdobyliśmy cenne doświadczenie w tym temacie.

Wprowadzenie osób odpowiedzialnych za rejestrację pacjentów, odbywa się w kilku etapach:

1. Szkolenie rozpoczyna się od nauki naszego oprogramowania medycznego. System dodatkowo stanowi narzędzie, ułatwiające wdrażanie rejestratorów i rejestratorek medycznych. Zawarte są w nim wszystkie informacje, dotyczące placówek oraz gabinetów lekarskich, współpracujących z Proassist.

Wdrażanie w dużej mierze zależy od wielkości placówek medycznych, korzystających z naszego programu. Nauka rejestracji wizyt do każdego klienta odbywa się na tym samym schemacie. Za każdym razem, kiedy do programu dla lekarzy Proassist dodawany jest nowy klient – osoby, odpowiedzialne za rezerwację wizyt są informowane o sposobie rejestracji pacjentów.

2. Istnieje jeden schemat pytań. Rejestratorzy i rejestratorki medyczne zapoznają się z nim, po czym odbywają się rozmowy próbne. Prowadzone są w postaci scenek, polegających na tym, że osoba wdrażająca odgrywa rolę pacjenta, natomiast osoba wdrażana odpowiada na pytania dotyczące rejestracji wizyt.

Każda osoba zajmującą się telefoniczną rejestracją pacjentów w Proassist dostaje skrypt rozmów, zawierający przykładowe dialogi pacjentów z osobami odbierającymi telefony. Pozwala on przybliżyć to, jak wyglądają takie rozmowy, oraz nauczyć się odpowiadać na trudne pytania. Skrypt można mieć zawsze przy sobie, dzięki czemu rejestratorzy oraz rejestratorki medyczne mogą sięgnąć po niego w każdej chwili.

3. Kolejnym etapem jest rejestracja wizyt w systemie testowym. Oczywiście nie są to wizyty realnych pacjentów. Umożliwia to dokładne zapoznanie się z oprogramowaniem medycznym, na którym będą pracować rejestratorzy i rejestratorki medyczne. Dzięki temu mają możliwość dokładnie zobaczyć, jak wygląda dodawanie wizyt do terminarza Proassist.

Osoby zajmujące się rejestracją pacjentów, wdrażane są indywidualnie. W taki sposób dużo efektywniej przekazuje się wiedzę. Ryzyko niezrozumienia, lub niedosłyszenia pewnych informacji praktycznie nie istnieje. Oprócz tego szkolona osoba ma możliwość zadawania pytań oraz uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi.

4. Oprócz szkolenia z oprogramowania medycznego oraz samej rejestracji pacjentów, rejestratorzy i rejestratorki poznają terminologię medyczną. Dzięki temu lepiej odnajdują się w swojej pracy i rozumieją potrzeby pacjentów.

5. Po szkoleniu osoba odpowiedzialna za rejestrację pacjentów rozpoczyna pracę. Przez pierwszy miesiąc rozmowy są odsłuchiwane. Następnie na tej podstawie prowadzone są rozmowy oceniające. Podczas rozmów omawiane są zarówno błędy, jak i poprawne rozmowy rejestracji medycznej z pacjentem. Służy to zmotywowaniu pracownika do dalszego działania. Następnie przez kolejny miesiąc monitorowane są postępy. Po miesiącu znowu odbywa się rozmowa, podczas której omawiany jest sposób rejestracji pacjenta przez rejestratorkę.

Jak widać, dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna wymaga odpowiedniego wdrożenia osób odpowiedzialnych za zapisy pacjentów na wizyty. Rejestratorki medyczne w placówkach, poza odbieraniem telefonów mają wiele innych obowiązków, dlatego ważne jest to, aby umiejętnie połączyć wdrażanie w inne czynności ze szkoleniem z rozmów z pacjentami.

Działania, które warto wdrożyć podczas szkolenia telefonicznej rejestracji medycznej

System wdrażania Proassist może być przykładem dla managerów placówek medycznych w kwestii tego, co zrobić, aby rejestracja w przychodni była jak najbardziej funkcjonalna.

Czynności, które powinny zostać wykonane w ramach wdrażania rejestracji medycznej, to:

1. Nauka oprogramowania medycznego oraz zawartego w nim terminarza wizyt, w którym rejestratorki telefoniczne zapisują pacjentów.
2. Stworzenie skryptu rozmów przez bardziej doświadczone rejestratorki medyczne i przekazywanie go nowym pracownikom.
3. Udostępnienie systemu testowego rejestratorkom medycznym rozpoczynającym pracę w placówce.
4. Szkolenie z terminologii medycznej, szczególnie dla osób, które nie miały styczności z rejestracją wizyt w przychodni.
5. Monitorowanie realnych rozmów z pacjentami
6. Rozmowy oceniające i omawianie postępów.

Dzięki pełnemu szkoleniu oraz skrupulatnemu wdrażaniu osób, odpowiedzialnych za rejestrację wizyt pacjentów, zapisy będą przebiegać sprawnie. Wprowadzenie wspomnianych działań do placówki gwarantuje dobrze funkcjonującą telefoniczną rejestrację medyczną, a co za tym idzie możliwość zapisania większej ilości pacjentów.

Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Internetowe umawianie wizyt coraz bardziej zyskuje na popularności. Takie rozwiązanie usprawnia pracę placówek medycznych i naturalnie zmniejsza ruch telefoniczny. Nic więc dziwnego, że wielu managerów decyduje się na wdrożenie tej funkcjonalności do swojej placówki medycznej.

Aby wprowadzenie rejestracji on-line miało sens, proces zapisu na wizytę powinien być na tyle intuicyjny, aby pacjent mógł przejść go samodzielnie. Internetowe zapisy mają odciążać rejestrację medyczną przychodni. Niektórzy managerowie przychodni zdają się jednak o tym zapominać. Wprowadzają możliwość zapisów przez internet, która w wielu przypadkach, zamiast poprawiać organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją pogarsza.

Rejestracja online nie powinna oznaczać rezerwacji wizyty przez wiadomość e-mail.

Z uwagi na coraz większą popularność rejestracji online, wielu pacjentów w pierwszej kolejności decyduje się właśnie na ten sposób rezerwacji terminu wizyty. Osoba zainteresowana wyszukuje stronę placówki medycznej w internecie, po czym szuka możliwości zapisu przez internet. Bardzo często zakładce „rejestracja” znajduje wyłącznie adres e-mail, przez który placówka przyjmuje zapisy. Rezerwacja wizyty, owszem, odbywa się przez internet, ale czy to zmieni coś w organizacji pracy placówki? Owszem, z pewnością ją pogorszy. Dlaczego?

Po pierwsze, zapisy na wizyty przez e-mail wprowadzą niepotrzebny bałagan.

Pacjenci kontaktują się z przychodnią w różnych sprawach. Zapis na wizytę to jedno, jednak co z pytaniami dotyczącymi wolnych terminów, świadczonych usług, czy lekarzy przyjmujących placówce? Umieszczając na stronie internetowej przychodni adres e-mail, który docelowo ma służyć do rejestracji online, musisz być przygotowany na to, że wielu pacjentów będzie wykorzystywać go do innych celów. Wynikiem tego będzie jeden wielki bałagan. W jednej skrzynce mailowej znajdą się wiadomości dotyczące zarówno zapisów na wizyty jak i pytań o to, czy w Twojej placówce medycznej przyjmuje taki, czy inny lekarz.

Próba uniknięcia takiej sytuacji poprzez założenia dwóch skrzynek mailowych niestety może okazać się niewystarczająca. Dla wielu pacjentów adres mailowy zapisynawizyty@placówka.pl niczym nie będzie różnił się od adresu informacja@placówka.pl. Szczególnie w sytuacji, gdy nie uzyskają szybkiej odpowiedzi na wiadomość wysłaną na jeden z nich. Możesz mieć pewność, że pacjent skorzysta wtedy z drugiego adresu, a rejestracja medyczna Twojej placówki zostanie obciążona dodatkowym obowiązkiem porządkowania maili od pacjentów.

Po drugie, spowodują natłok obowiązków, zamiast ulepszyć organizację pracy.

Na rejestracji medycznej przychodni spoczywa wiele obowiązków. Jeżeli do odbierania połączeń telefonicznych, obsługi pacjentów w recepcji, oraz kilku innych codziennych czynności, dołożysz mailową korespondencję z pacjentami w celu dobrania odpowiedniego terminu wizyty, możesz doprowadzić do zupełnej dezorganizacji pracy placówki. Zapis przez wiadomość e-mail wcale nie będzie trwał krócej niż telefoniczny, a rejestracja online ma służyć zmniejszeniu liczby połączeń do przychodni. Dlatego umawianie wizyt za pomocą maila z pewnością nie pomoże w usprawnieniu pracy rejestracji medycznej.

Wyobraź sobie taką sytuację:

Pacjent pisze wiadomość do przychodni, że chce umówić się na wizytę do doktora A na wtorek na godzinę 16:00. Rejestracja medyczna odpisuje, że lekarz nie przyjmuje w najbliższy wtorek, ale może zaproponować środę o godzinie 17:00. Pacjent pisze, że ten termin również mu nie pasuje. Pracownik rejestracji sprawdza i proponuje kolejne terminy, wysyłając coraz więcej wiadomości. Nie ma pewności, kiedy pacjent odpisze, a termin może zostać zajęty przez innego pacjenta, który zapisze się na wizytę telefonicznie. Ponadto taka wymiana wiadomości może trwać naprawdę długo i bardzo realnie obciążać rejestrację medyczną.

Po trzecie, istnieje ryzyko pominięcia wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Umawianie wizyt przez e-mail wiąże się z przyjmowaniem dużej liczby wiadomości każdego dnia. Może to skutkować przeoczeniem niektórych próśb o rezerwację terminu, przez co istnieje ryzyko, że nie każdy pacjent zostanie zapisany na wizytę. Oprócz tego w wyniku natłoku wiadomości, skrzynka może zostać przepełniona, przez co maile przestaną docierać aż do momentu jej opróżnienia. Przy dużej liczbie pacjentów będzie to spore uniedogodnienie dla rejestracji medycznej.

Funkcjonalna rejestracja online

Rejestracja online to zakładka na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej, umieszczona w widocznym dla pacjenta miejscu. Korzystanie z niej nie sprawia nikomu problemu, a wizyty zarezerwowane za jej pomocą zapisywane są automatycznie w elektronicznym kalendarzu. Dane pacjentów zapisujących się przez zakładkę chronione są certyfikatem SSL, a rejestracja on-line nie wymaga założenia konta. Proces rezerwacji wizyty jest szybki i nie wymaga ingerencji pracowników rejestracji medycznej, która dzięki dodatkowej możliwości zapisów na wizyty zostaje znacznie odciążona.

Usprawnienie, nie utrudnienie

Rejestracja online powinna być wsparciem, dodatkowym źródłem zapisu na wizyty, dzięki któremu pracownicy rejestracji medycznej będą mogli poświęcać więcej czasu na wszystkie swoje obowiązki. Nie powinna być ona skomplikowana, a internetowy zapis nie powinien być czasochłonny. Zapisy na wizyty drogą mailową, zamiast usprawnić organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją utrudnią. W skrzynce mailowej może zapanować nieoczekiwany chaos wywołany natłokiem wiadomości wysyłanych w różnych sprawach. Ponadto rejestracja pacjentów przez mail zajmuje dużo czasu, przez co ciężko będzie poświęcić czas na resztę czynności. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie specjalnej zakładki do rejestracji online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Zapis odbywa się bez udziału pracowników rejestracji medycznej, co zdecydowanie usprawni organizację pracy rejestracji medycznej przychodni.

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Dobra komunikacja z pacjentem powinna być dla Ciebie kluczowa, jeśli jako manager placówki medycznej chcesz pozyskać ich jak najwięcej. Dostęp pacjenta do przychodni nie powinien być w żaden sposób ograniczany, dlatego bardzo ważne jest to, aby rejestracja medyczna należycie spełniała swoją funkcję, oraz skutecznie pomagała pacjentowi dotrzeć do gabinetu lekarskiego.

Placówki medyczne dysponują różnorodnymi narzędziami, które pomagają w zapisach na wizyty. Posiadanie ich jest niezbędne, jeśli chcesz, aby w Twojej przychodni pojawiało się jak najwięcej pacjentów.

Jakie są najważniejsze narzędzia wykorzystywane do umawiania wizyt?

Po pierwsze, rejestracja online

Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej to bardzo powszechne rozwiązanie, z którego korzysta już wiele przychodni. Pełni ona funkcję marketingową, promując usługi świadczone przez lekarzy w placówce, oraz zapewnia sprawną komunikację z pacjentem. Ponadto jest miejscem, w którym można umieścić kolejne narzędzie do zapisu pacjentów – zakładkę do rejestracji online. Dane rozwiązanie pozwala na odciążenie osób odpowiedzialnych za rezerwacje terminów do lekarzy w placówce medycznej. Ponadto pacjenci dokonują zapisu samodzielnie w kilku prostych krokach, a wszystkie wizyty wpadają do tego samego terminarza wizyt, z którego korzysta rejestracja medyczna przychodni. Pozwala to na zachowanie porządku w grafikach lekarzy oraz umożliwi pozyskanie większej liczby pacjentów, poprzez udostępnienie kolejnego źródła zapisów na wizyty.

Po drugie, elektroniczny kalendarz wizyt.

Każdy rejestrator lub rejestratorka medyczna powinna mieć stały dostęp do elektronicznego terminarza, w którym bez problemu wprowadzi wszystkie dane dotyczące wizyt oraz pacjentów. Kalendarz powinien być prosty w obsłudze i jak najbardziej intuicyjny, aby podczas rejestracji pacjentów nie występowały żadne trudności. Powinien być wyposażony w opcję prostego tworzenia kart pacjenta i możliwości późniejszej edycji danych. Ponadto elektroniczny kalendarz lekarza powinien posiadać także funkcję łatwego przekładania wizyt. Możliwość przeciągania i upuszczania wizyt w obrębie terminarza za pomocą kursora myszki z pewnością przyspieszy wszystkie zmiany w grafiku. Dodatkowo kalendarz powinien być skonstruowany w taki sposób, aby pracownicy rejestracji medycznej mieli możliwość prostego przełożenia wizyty do innego lekarza. Łatwa obsługa terminarza wizyt znacznie przyspieszy rejestrację. Pozwoli to na poszerzenie źródeł zapisów na wizyty, a co za tym idzie – zwiększy również liczbę pacjentów odwiedzających Twoją placówkę medyczną. Dobrze, jeśli kalendarz elektroniczny lekarza działa w chmurze, aby zapisu na wizytę mógł dokonywać zarówno lekarz, jak i rejestratorka medyczna.

Po trzecie, centrala telefoniczna.

Jeżeli nie chcesz skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej, masz więcej niż jedną rejestratorkę na danej zmianie, możesz skorzystać z rozwiązania wirtualnej centrali telefonicznej.

Aby rozpocząć przyjmowanie połączeń, w pierwszej kolejności powinieneś wybrać odpowiednią dla siebie centralę telefoniczną. Obecnie bardzo popularnym rozwiązaniem jest VOiP – technologia, umożliwiająca prowadzenie rozmów telefonicznych za pomocą internetu. Taka wirtualna centralka telefoniczna wymaga jedynie połączenia z siecią, a wykonywanie połączeń możliwe jest poprzez wybrane przez Ciebie urządzenie: komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy. Dzięki temu może z powodzeniem zostać wykorzystana w placówkach medycznych do telefonicznych zapisów na wizyty.

Najważniejszym udogodnieniem wirtualnej centrali jest to, że możesz sprawdzić liczbę połączeń przychodzących, wychodzących, odebranych oraz nieodebranych. Wiesz, o której godzinie pacjent dzwoni, dzięki czemu możesz zorganizować pracę rejestracji medycznej w taki sposób, aby podwyższyć poziom odbieralności telefonów w placówce. Konfiguracja narzędzia jest jednak czasochłonna, dlatego dokładnie przemyśl temat wirtualnej centralki, zanim wdrożysz ją do swojej przychodni.

Podsumowanie

System rezerwacji wizyt w placówce medycznej powinien być zorganizowany w taki sposób, aby zapis pacjenta był jak najbardziej sprawny oraz intuicyjny. Umówienie wizyty powinno trwać jak najkrócej, aby rejestracja medyczna miała szansę zapisać jak największą liczbę pacjentów. Pierwszym narzędziem wykorzystywaniem do umawiania wizyt jest rejestracja online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Pozwoli ona na zwiększenie liczby pacjentów oraz odciążenie rejestratorów i rejestratorek medycznych w przychodni. Oprócz tego łatwy w obsłudze elektroniczny kalendarz z grafikiem lekarza, który umożliwi szybką rezerwację terminu oraz przełożenie wizyty. Dodatkowo każda placówka medyczna powinna zostać wyposażona w odpowiednie urządzenia niezbędne do zapisów na wizyty. Internetowe centralki telefoniczne z pewnością ułatwią tę czynność.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Przychodnia Neurologiczna w Gorzowie Wielkopolskim to placówka medyczna przyjmująca pacjentów w ramach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych oraz przeprowadza wizyty prywatne.

Pytamy Panią Doktor Mirelę Sobkowiak-Osińską, lekarza specjalistę neurologii, która udziela świadczeń medycznych w tej placówce, w jaki sposób usługi Proassist zmieniły funkcjonowanie przychodni.

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.

Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.

Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Zewnętrzna rejestracja medyczna - wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

REJESTRACJA MEDYCZNA W PLACÓWCE

ZEWNĘTRZNA REJESTRACJA PACJENTÓW

TELEFONICZNA REJESTRACJA MEDYCZNA PROASSIST

ZALETY OUTSOURCINGU REJESTRACJI MEDYCZNEJ

REJESTRACJA ON-LINE JAKO DODATKOWE WSPARCIE

POZYSKUJ NOWYCH PACJENTÓW

Jak sprawdzić skuteczność rejestracji medycznej w Twojej placówce?

Szkolenie rejestracji medycznej w placówce

Dalsze wdrażanie do pracy

Działania, pozwalające na stałe usprawnianie telefonicznej rejestracji pacjenta w placówce:

Podsumowanie

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Etapy wdrażania telefonicznej rejestracji medycznej w Proassist

Wprowadzenie osób odpowiedzialnych za rejestrację pacjentów, odbywa się w kilku etapach:

Działania, które warto wdrożyć podczas szkolenia telefonicznej rejestracji medycznej

Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Rejestracja online nie powinna oznaczać rezerwacji wizyty przez wiadomość e-mail.

Po pierwsze, zapisy na wizyty przez e-mail wprowadzą niepotrzebny bałagan.

Po drugie, spowodują natłok obowiązków, zamiast ulepszyć organizację pracy.

Po trzecie, istnieje ryzyko pominięcia wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Usprawnienie, nie utrudnienie

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Po pierwsze, rejestracja online

Po drugie, elektroniczny kalendarz wizyt.

Po trzecie, centrala telefoniczna.

Podsumowanie

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Cześć!