Manager – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego

Dziś porozmawiamy o tym, jak dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego może usprawnić codzienną pracę specjalistów, w tym lekarzy, podologów, trychologów i fizjoterapeutów.

Jak przygotowujemy dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego?

Przygotowywanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest banalnie proste w momencie korzystania z aplikacji mobilnej – bezpłatnej dla użytkowników systemu Proassist. Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej wymaga od specjalisty dokładnie takich samych czynności, jak wgrywanie zdjęć dokumentacji/zgód pacjentów do elektronicznej dokumentacji medycznej danej osoby. Wystarczy, że…:

Masz zainstalowaną aplikację mobilną na swoim telefonie/tablecie (aplikacja jest dostępna dla urządzeń, korzystających z systemów operacyjnych iOs i Android);
Zezwolisz aplikacji na dostęp do Aparatu;
bezpośrednio w aplikacji w odpowiednim oknie dokumentacji danego pacjenta, zrobisz zdjęcie podczas każdej wizyty, przez co na bieżąco i z wysokim poziomem dokładności możesz dokonywać monitorowania postępów przeprowadzanej terapii. Funkcja jest niezwykle przydatna dla specjalistów z branży beauty – podologów, trychologów, specjalistów z zakresu medycyny estetycznej, ale również chirurgów plastycznych, ortopedów, czy fizjoterapeutów.

Dlaczego warto sporządzać dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego?

Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego ma sens tylko w momencie systematycznego jej sporządzania. Dzięki niej, bez poświęcania dużej ilości wolnego czasu, wygospodarowania miejsca na prywatnym dysku urządzenia, czy drukowania zdjęć danej części ciała, możesz prowadzić dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego i monitorować postępy, związane z przeprowadzoną terapią.

Dlaczego warto sporządzać dokumentację zdjęciową?

Oszczędzasz czas – nie musisz opisywać postępów przeprowadzonej terapii, efekty przeprowadzonych zabiegów sfotografujesz i porównasz rezultaty podczas następnej wizyty;
Oszczędzasz miejsce wirtualne i fizyczne – nie musisz korzystać z prywatnego dysku w telefonie, czy innym urządzeniu mobilnym lub drukować wykonywanych zdjęć. Zapomnisz o problemach z ich przechowywaniem i archiwizacją dzięki włączeniu ich na stałe w elektroniczną dokumentację pacjentów;
Śledzisz rezultaty – masz stały dostęp do osiągniętych już rezultatów, możesz przygotować się do wizyty lub odpowiedzieć na ważne pytania pacjentów podczas Twojej nieobecności w gabinecie. Prowadzenie zdjęciowej dokumentacji w aplikacji, w połączeniu z możliwością czatowania z pacjentem, pozwala na trafne znalezienie odpowiedzi na jego pytanie i zapewnienie mu najwyższego poziomu pomocy.

Dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego – w pytaniach i odpowiedziach

Czy sporządzanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest trudne?

Nie, sporządzanie i systematyczne prowadzenie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego, nie jest trudnym zadaniem. Wystarczy telefon z dostępem do internetu i pobrana aplikacja mobilna Proassist dla specjalisty. Sporządzanie dokumentacji zdjęciowej odbywa się w kilku prostych krokach:

Wykonanie zdjęcia bezpośrednio w aplikacji mobilnej.
Automatyczne umieszczenie zdjęcia w dokumentacji medycznej pacjentów.
Monitorowanie i analizowanie postępów. Dodawanie kolejnych zdjęć co wizytę.

Czy każdy może skorzystać z możliwości sporządzania dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego?

Tak, sporządzanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest możliwe bezpłatnie dla wszystkich użytkowników systemu do zarządzania placówką i gabinetem medycznym Proassist. Sprawdź informacje o tym, jak wgrać zdjęcie tutaj.

Wybierz konkretną wizytę w kalendarzu. Kliknij ikonę karty. Wybierz DODAJ NOWY PLIK lub ZRÓB ZDJĘCIE. W oknie edycji wizyty możesz zrobić zdjęcie również poprzez kliknięcie w ikonkę aparatu.

Numeracja dokumentacji medycznej pacjentów

Nadchodzą w naszym życiu takie momenty, że rzeczywistość wymaga od nas zmiany. Nie inaczej jest w przypadku, kiedy dokumentacja medyczna pacjentów zajmuje nam już tyle przestrzeni fizycznej, że potrzebujemy zmiany. Czy numeracja dokumentacji medycznej pacjentów jest możliwa również w momencie, kiedy przerzucimy się na korzystanie z kartotek pacjentów w systemie? Sprawdźmy!

Wady numeracji dokumentacji pacjentów

Z naszego doświadczenia wynika, że numeracja dokumentacji pacjentów to dla wielu potencjalnych klientów Proassist ogromne ułatwienie. Czy jednak tak naprawdę jest? Wątpliwe ułatwienie, z którym trudno im się pożegnać, trudno sobie wyobrazić, że nagle numerowanie kolejnych kart pacjentów nie będzie potrzebne, zapamiętywanie ostatniego wykorzystanego numeru karty również okaże się zbędne. Korzystanie z tradycyjnej formy dokumentacji pacjentów placówki medycznej ma oczywiście swoje plusy, ale są one jednak tylko pozorne.

Jeśli masz stałych pacjentów, to wydaje Ci się, że wiesz +/-, w jakim miejscu znajdziesz daną kartę. Nie masz jednak nigdy 100% pewności, co do tego, że znalezienie odpowiedniej karty pacjentów zajmie Ci kilka sekund. Z kolei korzystanie z systemu medycznego sprawia, że wyszukujesz daną kartotekę pacjenta po wpisaniu jego danych, np. nazwiska, czy numer PESEL i system automatycznie, praktycznie w tym samym momencie zapewnia Ci możliwość korzystania z tej kartoteki.

Czujesz, że masz pod kontrolą nadanie odpowiedniej numeracji dla kolejnych kart pacjentów. W zasadzie numerowanie kart pacjentów jest w przypadku korzystania z systemu medycznego zbędne, co znacznie ułatwi Ci codzienną pracę. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na fakt, że w przypadku pomyłki i np. zduplikowania karty jednego pacjenta, proces jej łączenia jest długotrwały. Musisz bowiem ręcznie przepisywać wszystkie dane, niszczyć zduplikowaną kartę, poświęcać swój czas na upewnienie się, które dane pacjenta są aktualne i zgodne z prawdą. W momencie korzystania z systemu łączenie kart pacjentów odbywa się wraz z jednym kliknięciem. Sama numeracja pacjentów jest zbędna, ponieważ nie wyszukujesz danej karty pacjenta ręcznie, przeszukując wszystkie dokumenty swoich pacjentów. Zamiast tego po wpisaniu nazwiska, czy numeru PESEL w prosty sposób możesz znaleźć odpowiednią kartę pacjenta. Co, jeśli chcesz wciąż korzystać z kartoteki w wersji papierowej i wspierać się kartoteką pacjentów online? Wówczas możesz skorzystać z opcji numerowania kart pacjentów w naszym systemie. O wiele prostszym rozwiązaniem będzie natomiast zdigitalizowanie kart pacjentów np. z wykorzystaniem naszej aplikacji mobilnej, która usprawnia ten proces. Wówczas wystarczy, że zrobisz zdjęcie kart pacjentów i wgrasz je do systemu.

Wydaje Ci się, że masz karty pacjentów zawsze pod ręką, bez względu na to, czy w przychodni jest awaria prądu (no chyba, że akurat jesteś poza miejscem przechowywania kart pacjentów lub przytrafi Ci się niespodziewana sytuacja, taka jak pożar, czy zalanie dokumentacji…). Awaria prądu nie będzie Ci straszna w przypadku korzystania z urządzeń takich jak telefon, komputer, czy tablet. A możliwość wzięcia ze sobą kart pacjentów w dowolne miejsce, bez konieczności przenoszenia ogromnej ilości tradycyjnej dokumentacji, jest opcją zarezerwowaną wyłącznie dla tych z właścicieli gabinetów/placówek, którzy korzystają z webowych systemów medycznych.

Jakie są najczęstsze obawy przed zmianą tradycyjnej kartoteki pacjentów na jej wersję online?

Rejestratorki medyczne i personel pomocniczy często obawia się tego, że nagle ich dotąd poukładany harmonogram pracy, będzie wymagał drastycznych zmian. Do tej pory:

Karty pacjentów w formie tradycyjnej były ułożone w odpowiednim miejscu, alfabetycznie;
Rejestratorki medyczne wiedziały, jaki numer karty pacjentów jest wolny, na którym numerze skończyły;

Z jakimi obawami spotykamy się najczęściej w kwestii dokumentacji medycznej? Postanowiliśmy je podsumować i przekazać Wam nasze odpowiedzi na te ważne pytania!

#1 Czy system Proassist umożliwia prowadzenie numeracji kart pacjentów?

Tak, nasz system do zarządzania placówką medyczną pozwala na to, aby nie porzucać swoich przyzwyczajeń i wciąż stosować numerację kartotek pacjentów. Nowością dla tych, którzy korzystali do tej pory tylko z tradycyjnej formy kartoteki pacjentów i dużym ułatwieniem jest fakt, że system automatycznie zaproponuje nam wolny numer dla dokumentacji medycznej, dlatego rejestratorka medyczna nie musi go pamiętać, czy zapisywać.

#2 Czy w systemie medycznym konieczne jest stosowanie numeracji kartoteki pacjentów?

Nie, w naszym systemie taka możliwość pozostaje dla tych z użytkowników, którzy chcą numerować dokumentację pacjentów, ponieważ chcą łączyć karty pacjentów w formie tradycyjnej i w wersji online. Opcja ta nie jest jednak wymagana, a braku numeracji, okazuje się nawet ułatwić kwestie znalezienia dokumentów danego pacjenta. Wyszukiwanie konkretnej karty pacjenta, pozostaje niezwykle proste. Wystarczy, że specjalista lub personel pomocniczy, wpisze w systemie Proassist nazwisko pacjenta lub jego numer PESEL. Dzięki temu w prosty sposób, bez przeszukiwania papierowej dokumentacji pacjentów, w ciągu kilku sekund znajdzie odpowiednią kartę pacjenta.

#3 Czy Proassist podpowiada, które dane w karcie pacjenta są wymagane?

W momencie zakładania karty dla nowego pacjenta placówki/gabinetu system podpowiada użytkownikowi, wypełnienie których pól jest konieczne, a które z pól pozostają obligatoryjne. Takiego ułatwienia nie możemy spodziewać się w przypadku korzystania z papierowej wersji dokumentacji medycznej.

#4 Czy w Proassist łączenie kart pacjentów jest skomplikowane?

Łączenie elektronicznej wersji kart pacjentów wykonuje się w systemie Proassist za jednym kliknięciem. Proces ten nie zajmuje dużej ilości czasu i nie wymaga od nas specjalistycznej wiedzy. W przypadku korzystania z tradycyjnej formy kartoteki pacjentów, łączenie dokumentacji jest pracochłonne, wymaga ręcznego przepisywania i ponownej weryfikacji prawdziwości danych pacjentów.

Jak zmienić papierową dokumentację pacjentów na EDM w systemie medycznym?

Pamiętacie sytuacje, w których dokumentacja pacjentów była przechowywana w dużych szafkach, z ogromną ilością dokumentów? Czy wiecie, że nawet jeśli do tej pory w Waszym gabinecie, w Waszej placówce medycznej takie karty istnieją, nie trzeba przechowywać tony papieru, a mimo to wciąż mieć dostępną dokumentację medyczną? Sprawdź, w jaki sposób możesz przeprowadzić digitalizację dokumentacji medycznej pacjentów w kilku prostych krokach!

Skanowanie i wgrywanie dokumentacji pacjentów do systemu

W momencie zdecydowania się na korzystanie z systemu medycznego, przeniesienie dokumentacji medycznej w formie tradycyjnej do przestrzeni online, może odbyć się za pomocą następujących kroków:

skanowanie dokumentacji medycznej pacjentów;
przesyłanie jej na komputer;
wgrywanie po kolei każdej karty każdego pacjenta;
prowadzenie od danego momentu EDM pacjentów w systemie medycznym.

Taki proces może trwać nawet kilka miesięcy i być bardzo czaso- i pracochłonny. Czy można szybciej? Dlaczego nie? 🙂

Korzystanie z aplikacji mobilnej Proassist w digitalizacji dokumentów

Oczywiście im szybciej zdecydujemy się na digitalizację dokumentacji medycznej pacjentów, tym lepiej. Dzięki temu proces ten zajmie nam mniej czasu. Jeśli chcemy jednak zadbać o wygodę i oszczędność dodatkowego czasu, dobrym sposobem będzie skorzystanie z aplikacji mobilnej Proassist, gdzie zamiast skanowania, możesz w stworzonej karcie pacjenta zrobić zdjęcia tradycyjnych dokumentów i automatycznie umieścić je w danym EDM danego pacjenta.

Korzystanie z systemu i tradycyjnej dokumentacji medycznej

Właściciele placówek i gabinetów medycznych mogą również zdecydować się na korzystanie z systemu medycznego i tradycyjnej dokumentacji medycznej 50/50, kiedy od danej daty prowadzona już jest elektroniczna dokumentacja pacjenta. W momencie, gdy pacjent przychodzi do specjalisty, można również skanować całość jego dokumentacji na bieżąco lub wgrywać zdjęcia dokumentów za pomocą aplikacji mobilnej Proassist.

Korzyści z posiadania elektronicznej dokumentacji medycznej pacjentów

Korzystanie z elektronicznej dokumentacji pacjentów to przede wszystkim oszczędność czasu i możliwość lepszej organizacji przestrzeni w placówce lub gabinecie specjalisty. Elektroniczna dokumentacja pacjentów Proassist zapewnia:

Oszczędność miejsca w placówce/ gabinecie – nie musisz już obawiać się o miejsce na przechowywanie papierowej dokumentacji pacjentów, niezbędnych formularzy i zgód.
Oszczędność czasu – wyszukanie dokumentacji medycznej konkretnego pacjenta nie wymaga ręcznego przeszukiwania szafek z tradycyjnymi dokumentami. W systemie wystarczy wpisać imię i nazwisko pacjenta lub numer jego dokumentacji.
Oszczędność czasu podczas tworzenia nowej dokumentacji medycznej – podczas przyjmowania pacjenta pierwszy raz nie musisz obawiać się o to, że zapomnisz, na jakim numerze skończyłeś podczas tworzenia dokumentacji dla ostatniego pacjenta. System Proassist podpowie Ci wolny numer EDM pacjentów i pozwoli na automatyczne wypełnianie niezbędnych pól.
Zgodność z prawem – wypełnianie dokumentacji medycznej w wersji papierowej wymagało znajomości danych, które są wymagane i niezbędne. System Proassist automatycznie podpowiada Ci, które dane pacjenta są wymagane i niezbędne i nie pozwoli Ci przejść do następnego kroku zakładania dokumentacji pacjentów lub umawiania wizyty bez wypełnienia niezbędnych pól.

W jaki sposób Proassist zapewnia bezpieczeństwo danych Twoich pacjentów?

Celem pracy naszych programistów jest zagwarantowanie skutecznych zabezpieczeń danych – zarówno użytkowników, jak i pacjentów, przechowywanych w chmurowym systemie medycznym Proassist. Szczególny nacisk kładziemy na zachowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa w trakcie prowadzenia konsultacji online. W Proassist Twoje dane są bezpieczne ze względu na korzystanie przez nas z jednego z najlepszych serwisów zabezpieczania baz danych. Jednocześnie automatyczne wykonywanie kopii zapasowych, minimalizuje ryzyko utracenia części bazy danych na przykład w wyniku niespodziewanej awarii.

System medyczny Proassist w chmurze

System medyczny Proassist dla gabinetów i przychodni, to oprogramowanie zapewniające skuteczne zarządzanie gabinetami / placówką, rejestracją i wizytami pacjentów, komunikację z pacjentami i specjalistami, a także prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji. W Proassist nie kupujesz produktu fizycznego, tylko oprogramowanie jako usługę (SaaS). Rozwiązania chmurowe dla przychodni i gabinetów, to wzrost bezpieczeństwa danych, znaczne obniżenie kosztów prowadzenia działalności oraz oszczędność czasu.

Rozwiązania chmurowe dla specjalistów – dlaczego warto je wybrać?

Jedną z największych zalet jest zapewnienie nieograniczonego dostępu do danych przechowywanych w chmurze. Takiego udogodnienia nie możemy spodziewać się w przypadku przechowywania danych w lokalnej pamięci komputera.

Korzystanie z systemu w chmurze pozwala na zabezpieczenie danych przed kradzieżą lub utratą danych. Dane Twoich pacjentów i Twoich specjalistów są chronione między innymi za pomocą wspomnianej przez kopii zapasowej, stosowania szyfrowania danych osobowych i profesjonalnego firewalla. System medyczny w wersji webowej, to szansa na zapewnienie wysokiego stopnia bezpieczeństwa, w porównaniu z systemami „na płytach” między innymi ze względu na:

Przechowywanie danych w niezależnych, różnych centrach danych. Rezultatem tego rozwiązania jest zabezpieczenie przed awarią jednego serwera. Awaria nie powoduje utraty danych.
Profesjonalne szyfrowanie danych minimalizuje ryzyko ich wycieku w niepowołane ręce.
Kontrolowany dostęp do danych. Wszystkie informacje na temat logowania czy pracy na danych, pozostają zarejestrowane.

WARTO WIEDZIEĆ!

W przypadku webowego systemu medycznego:

Kradzież komputera nie jest jednoznaczna z kradzieżą danych pacjentów i lekarzy.

Awaria serwera nie jest jednoznaczna z utratą danych pacjentów i lekarzy.

Kto jest właścicielem wprowadzonych przez lekarza danych do systemu?

Decydując się na nasz system, podpisujesz z nami powierzenie przetwarzania danych osobowym. W ten sposób masz pewność, że wszystkie dane, które są w systemie, są TYLKO i wyłącznie Twoje. Zgodnie z tym, my nie możemy proponować Twoim pacjentom innych specjalistów, wysyłać im sms-ów czy maili z propozycjami leków itd. Jedyne nasze działania w systemie na Twojej bazie pacjentów, odbywają się wyłącznie na Twoje polecenie w przypadku, gdy tego potrzebujesz (na przykład w sytuacji, kiedy potrzebujesz pomocy w działaniu systemie). Działania te są autoryzowane. Dodatkowo masz też pewność, że dane są przechowywane w sposób bezpieczny i nie musisz przejmować się tym, w jaki sposób w stale zmieniającym się świecie w odpowiedni sposób je zabezpieczyć.

Właścicielem danych jest specjalista. Dane wprowadzane do systemu medycznego Proassist, pozostają Twoją wyłączną własnością, nie zostaną rozdystrybuowane, czy udostępnianie. Zgodnie z RODO, którego przestrzegamy, jesteśmy podmiotem przetwarzającymi w zakresie wprowadzanych przez specjalistów danych osobowych. Dane wprowadzane do systemu medycznego Proassist nie są przez nas sprzedawane, czy udostępniane. Ich wykorzystywanie odbywa się wyłącznie w zakresie, który sam ustalisz.

Czy w Proassist przestrzegamy zasad RODO?

Proassist przestrzega zgodności w RODO oraz dbamy o to, aby nasi klienci i użytkownicy, również mogli dbać o zgodność z RODO prowadzonej dokumentacji medycznej. Wykorzystywanie modułu do zarządzania wizytami pacjentów gwarantuje spełnienie warunków związanych z bezpieczeństwem, przechowywaniem, tworzeniem kopii zapasowych i usuwaniem danych. Masz w tym celu do dyspozycji możliwość umieszczenia odpowiedniego regulaminu podczas rejestracji online i możliwość skorzystania z odpowiednich szablonów dokumentów przed przyjmowaniem pacjenta w placówce. Pacjent może podpisać dokumenty w placówce bez drukowania, na telefonie lub tablecie.

Strategia marketingowa placówki

Na pewno wiesz, że obranie skutecznej strategii marketingowej placówki, to jeden z najważniejszych aspektów, który jest w stanie doprowadzić do pozyskania pacjentów i wzrostu popularności Twojej placówki medycznej. Co zrobić, aby strategia marketingowa placówki medycznej mogła okazać się skuteczna? Podpowiadamy poniżej!

Przygotuj placówkę na swoją strategię i strategię dopasuj do swojej placówki medycznej

Bardzo ważne, aby doprowadzić do kompatybilności pomiędzy sposobem prowadzenia placówki medycznej, a stworzoną strategią, a także pomiędzy strategią, a tym, w jaki sposób placówka ma się rozwijać.

Po pierwsze strategia marketingowa to plan, który powinien być przez nas wdrażany systematycznie. Oczywiście mamy świadomość, że ogromna ilość pracy i obowiązków może doprowadzić do sytuacji, w której nie będziemy w stanie w pełni wdrożyć swojej strategii marketingowej. Ważne jednak, aby zamiast zaprzestawania działań z zakresu marketingu medycznego wtedy, gdy nie będziemy w stanie w pełni zrealizować własnego planu, starać się zrobić wszystko, co w naszej mocy, na co w aktualnym okresie pozwala nam wolny czas.

Po drugie analiza skuteczności działań, czyli brak działania na ślepo. Wybór działań marketingowych, to nie koniec naszej drogi. Oprócz realizowania strategii, warto analizować poszczególne elementy, reagować na te z działań, które przynoszą korzyści oraz na te z działań, które oczekiwanych rezultatów nie przynoszą. Niezbędna w procesie realizacji swojej strategii marketingowej jest zatem czas na refleksyjność.

Po trzecie wybrane działania marketingowe wdrażane w placówce, powinny być możliwie najbardziej naturalne, czyli takie, które są naturalne dla nas – osób, które uczestniczą czynnie w ich realizacji, formy prowadzonej działalności, zasad działania placówki medycznej. Inaczej mówiąc, obrana strategia marketingowa placówki medycznej nie powinna obracać sposobu działania placówki o 180 stopni, a jedynie doprowadzić do usprawnienia niektórych procesów.

Po czwarte konkretne działania marketingowe powinny być obrane nie tylko pod kątem naszych preferencji (osób, które je wdrażają), ale również odpowiednie dla potencjalnej grupy pacjentów.

Jak przygotować placówkę na strategię marketingową?

W jaki sposób przygotować się na stworzenie strategii marketingowej?

Krok 1 powinien obejmować analizę skuteczności swojej dostępności, w tym możliwości zapisu na wizytę do specjalistów, dostępność do skorzystania z usług lekarzy z konkretnej specjalizacji etc. Dobrym rozwiązaniem na przygotowanie się do stworzenia strategii marketingowej jest przeprowadzenie audytu telefonicznej rejestracji pacjentów, czy przygotowanie możliwości całodobowej rejestracji pacjentów, wraz z przygotowaniem dokładnego skryptu dla rejestratorek medycznych.

Kolejnym etapem kroku 1 powinno być zmniejszenie współczynnika no shows, czyli ilości osób zapisanych na wizytę, które ostatecznie nie pojawiły się w placówce.

Krok 2 to przeanalizowanie swojego otoczenia, sprawdzenia tego, w jaki sposób funkcjonuje konkurencja (jeśli jest), zadbanie o swoją widoczność w sieci, sprawdzenie poziomu zadowolenia z jakości obsługi pacjentów w całej placówce i konkretniej w gabinecie.

Krok 3 to przeanalizowanie własnych możliwości, w tym procesie niezbędne będzie przeanalizowanie swoich możliwości finansowych, czasu, logistycznych itp. Na tym etapie możemy zadać sobie pytania, takie jak:

Czy moja placówka medyczna jest gotowa na wzrost poziomu zainteresowania świadczonymi usługami?
Czy moja oferta jest konkurencyjna na rynku?
Ile chcę zainwestować w przygotowanie i wdrożenie strategii marketingowej placówki?
Jaki cel chcę osiągnąć i w jakim czasie?

Strategia marketingowa placówki w praktyce

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia strategii marketingowej w Twojej placówce, zapraszamy do śledzenia podcastu Zrozumieć Pacjenta i uczestnictwa w webinarach w ramach Akademii Proassist oraz warsztatów.

Outsourcing telefonicznej rejestracji pacjentów i jego wpływ na rozwój placówki medycznej

Outsourcing telefonicznej rejestracji pacjentów to usługa proponowana od ponad sześciu lat przez firmę Proassist. Naszym głównym celem jest odciążenie pracowników placówki medycznej, począwszy od specjalistów, przez managerów i właścicieli placówek medycznych, na telefonicznej rejestracji pacjentów i rejestratorkach medycznych skończywszy. Nasze rozwiązanie jest dedykowane dla placówek medycznych i gabinetów bez względu na ilość specjalistów, którzy przyjmują w danym miejscu.

Telefoniczna rejestracja pacjentów Proassist

Samodzielne odbieranie telefonów może być naprawdę kłopotliwe. W grę wchodzi również czas wolny specjalisty (często również właściciela gabinetu), który musi decydować pomiędzy mniejszym prawdopodobieństwem dodzwonienia i umówienia się do placówki, a własnym czasem wolnym. Klienci Proassist mogą liczyć na trzy dostępne opcje współpracy z outsourcingiem telefonicznej rejestracji:

a) całkowite przejęcie rejestracji pacjentów przez telefon

b) przejęcie rejestracji poza godzinami pracy specjalisty, właściciela, rejestracji medycznej etc.

c) wsparcie stacjonarnej rejestracji medycznej w momencie, kiedy jest mocno obciążona

Korzyści z wyboru telefonicznej rejestracji pacjentów

Skuteczność — nasza telefoniczna rejestracja pacjentów jest skuteczna ze względu na m.in.: wykorzystywanie skryptu rozmowy telefonicznej, doświadczeniu rejestratorek Proassist i skróceniu czasu oczekiwania na odebranie telefonu.
Więcej pacjentów — w Proassist zadbamy o wsparcie Twojej telefonicznej rejestracji pacjentów, przy jednoczesnym zapewnieniu nowych możliwości na rejestrację, takich jak całodobowa rejestracja pacjentów na WWW placówki medycznej.
Więcej rekomendacji — większa ilość pacjentów, idąca w parze z automatyczną wysyłką prośby o wystawienie rekomendacji dla specjalisty i całej placówki.
Oszczędność — koszt miesięcznej współpracy rozpoczyna się już od 399 złotych.
Work Life Balance — jeśli prowadzisz samodzielny gabinet, możesz cieszyć się z większej ilości wolnych godzin lub lepszego gospodarowania czasem.

Outsourcing rejestracji pacjentów

Cena współpracy z telefoniczną rejestracją pacjentów jest niewielka w porównaniu do zatrudnienia rejestratorki medycznej. Co więcej, rozwiązanie oferowane przez Proassist pozwala na poprawę poziomu dostępności telefonicznej rejestracji dla pacjentów. W ofercie telefonicznej rejestracji pacjentów, możesz liczyć na: odbieranie połączeń przez doświadczone rejestratorki, oddzwanianie na nieodebrane połączenia, monitoring połączeń, centralę telefoniczną, usługę asystencką i nagrywanie połączeń.

Placówka medyczna w wersji digital – jak wpływa na płynność naszej pracy?

Czy wiesz, że placówka medyczna w przypadku jej digitalizacji może działać skuteczniej? Spójrz na przykłady wskazane przez nas poniżej na podstawie historii naszych klientów.

Gabinet medyczny ABC

Dawniej placówka medyczna ABC proces przyjmowania pacjenta rozpoczynała od momentu, kiedy przekroczył on drzwi placówki. Wówczas rejestracja medyczna prosiła o podanie niezbędnych danych i drukowania dokumentów dla pacjenta. Kolejnym krokiem jest czas, jaki pacjent musi otrzymać, aby zapoznać się z dokumentami i formularzami, a następnie wypełnić je, zaznaczyć odpowiednie pola oraz podpisać. Podpisane przez pacjenta dokumenty mogą być zeskanowane przez rejestratorkę medyczną i umieszczone w dokumentacji pacjenta.

Obecnie placówka medyczna ABC proces przyjmowania pacjenta rozpoczyna od wysłania niezbędnych dokumentów na maila pacjenta. Pacjent może w dowolnym dla siebie czasie zapoznać się z dokumentami. Następnie w momencie, kiedy przybędzie na wizytę, rejestracja medyczna może pokazać mu wcześniej przeczytane przez niego dokumenty na telefonie/tablecie. Wszystko to bez drukowania i późniejszego skanowania. Pacjent mniej czasu spędza w placówce medycznej, a rejestracja nie musi drukować dokumentów i później ich skanować do dokumentacji pacjenta.

Lekarz ginekolog XYZ

Doktor XYZ wystawiał dokumenty, takie jak e-skierowanie, e-recepty i e-ZLA w systemie medycznym. Następnie wielokrotnie był proszony o drukowanie dokumentów dla pacjentów. Aktualnie wystawione dokumenty zawierają już sygnaturę lekarza i mogą zostać automatycznie wysłane na maila pacjenta.

Omówione funkcje systemu Proassist

Powyżej mieliśmy okazję zapoznać się z funkcjonalnościami, takimi jak:

podpisywanie dokumentów na telefonie/tablecie;
opatrzenie elektronicznych dokumentów dla pacjenta w sygnaturę lekarza;
automatyczna wysyłka dokumentów i informacji np. o przygotowaniu do zabiegu przed wizytą;
wysyłka e-skierowań, e-recept, e-ZLA opatrzone z sygnaturą automatycznie na maila.

Jakie nazewnictwo usług zastosować?

Zamierzasz otworzyć własny gabinet specjalistyczny? A może prowadzisz już swoją praktykę, ale nie wiesz, w jaki sposób nazwać poszczególne usługi po to, aby ich nazewnictwo było przyjazne pod kątem potencjalnego pacjenta? Przygotowaliśmy dla Was garść praktycznych wskazówek.

Nazwanie usług medycznych

Usługi szczególnie w przypadku rejestracji online powinny nazywać się w taki sposób, aby pacjent wiedział, co ma wybrać. Z perspektywy naszych klientów możemy wyciągnąć pewne wnioski. Między innymi, z sytuacji tworzenia szczegółowej oferty z nazewnictwem specjalistycznym, zmniejszamy prawdopodobieństwo zapisania się na wizytę – pacjent ma bowiem do podjęcia wielu decyzji, dlatego warto zmniejszyć ich ilość z wykorzystaniem dostępnych sposobów.

Zamiast Mezoterapia igłowa z preparatem CytoCare S Line

Lepiej Mezoterapia igłowa konsultacja – 200 zł – 500 zł*

*koszt związany z wyborem preparatu po konsultacji

Check lista zasad tworzenia oferty usług medycznych

Jeśli chcesz, aby cennik i oferta, którą umieścisz na swojej stronie internetowej, były przedstawione w sposób przystępny i dostępny dla potencjalnych pacjentów, warto zwrócić uwagę na poszczególne elementy i nasze wskazówki.

Staraj się stworzyć ofertę i cennik, które będą czytelne.
Zwróć uwagę na to, aby pacjent nie miał za szerokiego wyboru – pacjent nie musi wiedzieć, z wykorzystaniem którego preparatu będzie wykonywany dany zabieg.
Oferta nie powinna być zbyt długa – zamiast umieszczania na stronie bardzo szczegółowej oferty, podziel ją np. na usługi, konsultacje, zabiegi, badania. Podaj koszt np. za konsultację i informacje o tym, że w zależności od potrzebnego badania, czy wykorzystanego preparatu podczas wizyty, będzie wynosił np. od 100 do 350 złotych.
Oferta powinna być kompletna, ale nie nudna. Powinna pozwalać na wybór konkretnej usługi świadczonej przez specjalistę/placówkę i umówienie się na nią bez podejmowania dodatkowych decyzji.

Program medyczny dla fizjoterapeutów – jaki powinien być?

Ostatnio zaangażowaliśmy się w budowanie coraz szerszej społeczności naszej firmy na LinkedIn. Dzięki temu mieliśmy okazję na przeprowadzenie wielu interesujących rozmów. Do tej pory rozmawialiśmy głównie z fizjoterapeutami. Jeśli któryś z naszych rozmówców przeczyta ten wpis, to z tego miejsca serdecznie Was pozdrawiamy. Nasza wymiana zdań sprawiła do wyciągnięcia przez nas kilku bardzo ważnych i sensownych wniosków. Zatem, jaki jest najlepszy system medyczny dla fizjoterapeutów? Zacznijmy od początku.

Jaki NIE powinien być program dla fizjoterapeutów?

Jak wygląda zwyczajny dzień w pracy fizjoterapeuty? Na pewno nie wiąże się ze spędzeniem kilku godzin za biurkiem tak, jak może to mieć miejsce w przypadku specjalistów innych specjalizacji z dziedziny medycyny. Jeśli zatem fizjoterapeuci nie spędzają czasu za biurkiem, są bardziej mobilni, żyją w ciągłym biegu, naszym zdaniem niedorzeczne jest zaproponowanie im wyłącznie systemu, który pozwala np. na wypełnienie dokumentacji medycznej wyłącznie przy komputerze. Praca w terenie, w miejscu zamieszkania pacjenta, w szpitalu, w gabinecie, na sali treningowej i tak dalej i tak dalej. Wobec tego alternatywą dla webowego programu medycznego (który również powinien być intuicyjny i dostępny), jest aplikacja mobilna.

Aplikacja mobilna systemu medycznego – dlaczego warto ją mieć?

O aplikacji mobilnej systemu medycznego opowiemy Wam na przykładzie naszej aplikacji Proassist. Jest ona całkowicie bezpłatna dla naszych użytkowników i dostępne zarówno w przypadku korzystania z urządzenia mobilnego z systemem operacyjnym Android i iOS. Na temat jej atutów moglibyśmy opowiadać godzinami. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na jej intuicyjność. Po drugie aplikacja mobilna to gwarancja dostępności aktualnego grafiku wizyt wyłącznie z wykorzystaniem swojego smartfona. Co więcej, możesz bez większych przeszkód zaznaczyć w telefonie grafik pracy i dostępne godziny, a nawet umówić nowego pacjenta. Po czwarte, aplikacja mobilna to gwarancja możliwości oszczędzenia dodatkowego czasu w postaci wypełniania dokumentacji medycznej głosowo. Po piąte, to rozwiązanie znane większości z nas np. przy odbiorze listów za potwierdzeniem odbioru. Listonosz przynosi wówczas ze sobą tablet, na którym przy pomocy rysika lub palca podpisujemy się. Czy wiesz, że pacjenci w Twoim gabinecie fizjoterapeutycznym również mogą podpisywać wszelkiego rodzaju zgody, informacje i zaznaczać pola bez konieczności drukowania dokumentów?

Dlaczego warto mieć aplikację mobilną systemu medycznego?

Aplikacja mobilna Proassist to nie tylko dodatkowa forma, która zwiększa dostępność systemu dla osób interesujących się technologią. Niemniej, jak można zaobserwować powyżej – dostępne funkcje aplikacji mobilnej pozwalają na oszczędność czasu. Dzięki aplikacji mobilnej nie jest konieczne gospodarowanie w ciągu swojego dnia dodatkowych godzin na wypełnianie dokumentacji medycznej, czy ustalanie grafiku na najbliższe dni. Dzięki aplikacji mobilnej możesz bez konieczności drukowania dokumentów uzyskać podpisy na niezbędnych zgodach od swoich pacjentów.

Oprogramowanie medyczne dla fizjoterapeutów – w czym może Ci pomóc?

System medyczny Proassist wraz z outsourcingiem rejestracji pacjentów na wizyty (tak, możemy przejąć rejestrację pacjentów na wizyty do Twojego gabinetu), to szansa na lepsze zarządzanie gabinetem i wykorzystanie swojego potencjału w pełni. Z naszym oprogramowaniem medycznym, możesz wykorzystać, takie rozwiązania jak:

przypomnienia SMS o terminach wizyt – co pozwoli Ci na zmniejszenie współczynnika no-shows (pacjentów zapisanych na wizytę, którzy nie pojawili się w gabinecie);
rejestracji online – zapewnienie możliwości rejestracji wizyt dla pacjentów 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu;
pokazania innym, co sądzą o jakości obsługi Twoi pacjenci – poprzez wykorzystanie narzędzi do marketingu rekomendacji;
skrócenie czasu, niezbędnego do wypełnienia dokumentacji medycznej, dokumentacji pacjenta, rozliczania się z pracownikami w systemie prowizyjnym (procentowo lub kwotowo), rozliczania się z pacjentami i kontrahentami;
poprawie jakości obsługi klienta podczas telefonicznej rejestracji;
połączeniu swoich kalendarzy, gdzie spływają wizyty z różnych miejsc, w jeden, zawsze dostępny.

Marketing medyczny niejedno ma imię…

Marketing medyczny – czym tak naprawdę jest? Biorąc pod uwagę mnogość wdrażanych procesów przez agencje, placówki medyczne, a nawet rozpoczynające swoją działalność placówki medyczne, możemy śmiało stwierdzić, że marketing to nieustanny proces. Na łamach naszego dzisiejszego wpisu chcemy pochylić się nad tym, że istnieją różne rodzaje i formy marketingu. To dobra wiadomość przede wszystkim dlatego, że każdy z nas ma niemal nieograniczone zasoby na to, aby zaistnieć ze swoją ofertą na rynku. Jak wiemy nieznajomość dostępnych form promocji, może zaszkodzić, dlatego dziś zaproponujemy Wam krótki przewodnik po naszym zdaniem ważnych odmianach i formach marketingu medycznego.

Marketing rekomendacji w branży medycznej

Marketing rekomendacji to forma wykorzystująca pozyskane przez placówkę rekomendacje od pacjentów. Automatyczne badanie poziomu satysfakcji pacjentów pozwala na to, aby po pierwsze – poprawić jakość obsługi na różnych etapach korzystania z usług placówki medycznej, a po drugie – po to, aby pokazać rekomendacje pacjentów innym i w ten sposób zachęcić do korzystania z oferty placówki.

E-mail marketing w branży medycznej

E-mail marketing w branży medycznej to naszym zdaniem równie ważne narzędzie, jak marketing rekomendacji. Za sprawą wykorzystywania tej formy, możesz w prosty sposób zbudować społeczność swoich pacjentów i zaangażować ich na różnym etapie. Przykład? Dzięki bazie mailingowej, jaką tworzysz, jesteś w stanie w prosty sposób wysłać maila z automatycznym badaniem poziomu satysfakcji pacjentów z usług w placówce. Ponadto, jeśli dysponujesz adresem mailowym swojego pacjenta, możesz wysłać do niego informacje o nowych godzinach otwarcia placówki, nowych specjalistach, czy zaproponować mu dodatkową zniżkę na usługi.

Marketing SMS dla placówek medycznych

Marketing medyczny SMS to forma bezpośrednich działań marketingowych, która dociera prosto do Twojego pacjenta. Dzięki automatycznie wysłanej wiadomości możesz zmniejszyć procent no-shows w swojej placówce medycznej – poprzez wysłanie przypomnienia o zbliżającym się terminie wizyty. SMS to nie tylko przypomnienia, ale również oferty promocyjne w skondensowanej formie, nieco krótszej niż w przypadku wysyłki wiadomości e-mail.

Content marketing w branży medycznej

Jeśli czas i chęci pozwalają specjaliście na tworzenie treści dla pacjentów, dobrym rozwiązaniem będzie wdrożenie do strategii swojej placówki medycznej działań z obszaru content marketingu. W ten sposób szybciej zbudujesz pozycję eksperta w swojej specjalizacji i… możesz skutecznie wesprzeć działania z zakresu pozycjonowania SEO w branży medycznej.

Marketing w wyszukiwarkach internetowych – pozycjonowanie SEO dla branży medycznej

To działania, polegające na pozyskiwaniu wartościowych linków wychodzących i wzbogacaniu warstwy contentu na stronie placówki medycznej/gabinetu medycznego. Dzięki wdrożeniu odpowiednich działań i ich systematyce strona placówki medycznej będzie wyświetlać się wyżej w wynikach wyszukiwania w przeglądarce na konkretne frazy kluczowe (na te, na które zdecydowaliśmy pozycjonować daną witrynę).

Marketing w mediach społecznościowych

Obecność w mediach społecznościowych (posiadanie profilu swojego gabinetu), to jedno. Dobrze jednak, aby zwrócić uwagę na systematykę publikowania postów. Pacjenci z pewnością chętniej skorzystają z usług gabinetu, którego profil tętni życiem, aniżeli takiego, gdzie od dawna nie pojawiały się nowe posty.