"Internetowa rejestracja pacjentów"

W dobie Internetu oraz urządzeń mobilnych nawet najlepiej prosperująca rejestracja telefoniczna nie wystarcza, ponieważ są już pacjenci, którzy korzystają tylko i wyłącznie z rejestracji online. Warto więc o nich zadbać zapewniając im możliwość takiej rejestracji.

Z punktu widzenia pacjenta to właśnie internetowy kalendarz jest najprostszym i najszybszym sposobem w rozeznaniu się w wolnych terminach. Jeśli ma do wyboru rejestrację osobistą w gabinecie, telefoniczną czy też internetową, wybór dla wielu jest bardzo prosty i oczywisty. Za pomocą kilku kroków może zarezerwować dogodny dla siebie termin bez wychodzenia z domu i bez oczekiwania na połączenie. Telefoniczna rejestracja jest mimo wszystko ograniczona - funkcjonuje tylko w określonych godzinach, a internetowa bez limitu – 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu. Zatem zapewniając swoim pacjentom kalendarz online zwiększysz skuteczność swojej rejestracji.

Rejestracja na własnej stronie internetowej

Bardzo ważne jest jednak, aby mądrze dobrać system do rejestracji online. Bo tylko dobrze skonstruowana rejestracja przysporzy nam dodatkowych pacjentów i nie narazi na uzależnienie od "dostawcy" takiego oprogramowania.

Nasz moduł rejestracji online umieszczony jest na stronie internetowej danego gabinetu. Dzięki temu pacjent ma dostęp do wszelkich niezbędnych informacji, a także możliwość samodzielnej rejestracji. Umieszczając widget na własnej stronie, a nie na zewnętrznych portalach można uniknąć sytuacji, w której pacjent ma dostęp do bazy innych specjalistów, a co za tym idzie – rejestracja na wizytę do konkurencyjnego gabinetu.
Umieszczając rejestrację online na swojej stronie internetowej reklamujesz wyłącznie swoją markę.

Interaktywny panel „Rejestracja”
Panel do rejestracji online wyróżnia się prostotą obsługi i działania. Wystarczy zaledwie kilka kroków, aby dokonać rezerwacji:
1. Wybór odpowiedniego specjalisty.
2. Wybór danej usługi.
3. Wybór dogodnego terminu i godziny.
4. Uzupełnienie danych kontaktowych.
5. Potwierdzenie rezerwacji kodem, który zostaje wysłany na podany nr telefonu.

 

Indywidualny czas dla każdej usługi
Zapewniamy swoim klientom pełną swobodę unikając sztywnych schematów, które pozwalają na rejestrację pacjentów np. co 15 minut niezależnie od rodzaju usługi. System Proassist daje możliwość ustawienia odpowiedniego czasu do danej usługi. Ponadto pozwala na dostosowanie go do indywidualnych potrzeb każdego pracownika. Rejestracja online nie zburzy zatem harmonogramu pracy danego specjalisty.

Sms z kodem potwierdzającym

W celu dokonania rezerwacji terminu pacjent wprowadza jednorazowy kod, który otrzyma w wiadomości sms na podany przez siebie numer telefonu. Takie rozwiązanie pomaga zabezpieczyć przed fałszywymi rejestracjami, które są dokonywane przez booty lub konkurencję.


Brak możliwości zdublowanych terminów wizyt
Wtyczka rejestracjo online jest bezpośrednio połączona z resztą systemu Proassist, dzięki czemu nie ma możliwości powielenia się terminów wizyt. Wszystkie rejestracje zarówno te osobiste, telefoniczne i internetowe trafiają do jednego oprogramowania.

(ikonka proassist V)System powiadomień sms
Dodatkowym wsparciem rejestracjo online jest system sms – każdy zarejestrowany pacjent otrzymuje wiadomość z przypomnieniem o wizycie, a także możliwością jej odwołania. Dzięki temu unikniemy sytuacji, że pacjent zapomniał o wizycie i nie zgłosił się w wyznaczonym przez siebie terminie.

Rejestracja online jest kluczowym elementem każdego gabinetu. Przyciąga ona nie tylko nowych pacjentów, ale także zwiększa lojalność obecnych. Zatem nie czekaj... czas najwyższy wprowadzić zmiany organizacyjne, które usprawnią obsługę Twoich pacjentów...ale pamiętaj aby pochylić się nad tematem chwilę aby wybrać najlepsze rozwiązanie dla siebie.


"W jaki sposób rozwiązać problem z nieprzychodzeniem pacjentów na wizyty?"

Lekarze dokładają wszelkich starań, aby dla każdego pacjenta ustalić najbardziej dogodny termin. Często odbywa się to kosztem ich prywatnego czasu. Jak się jednak okazuje, coraz więcej pacjentów bez uprzedzenia nie przychodzi na wizyty. W takim przypadku specjalista traci swój cenny czas oraz pieniądze, a przecież inni zainteresowani wcześniejszym terminem mogliby z niego skorzystać.

• Co może być powodem takiego zachowania?
Przeprowadziliśmy na ten temat ankietę z której jasno wynika, że największa grupa pacjentów poprostu zapomina o wizycie (62% ankietowanych). Zdarza się również, że pacjent ma ważniejsze sprawy (17%) lub chciał przełożyć wizytę na inny termin, ale niestety nie znalazł okazji do powiadomienia o zmianie swoich planów (11%).

• Co w takim razie możemy zrobić aby takim sytuacjom zapobiec?
Proassist podaje kilka propozycji rozwiązania tego problemu:

1. SMS TOOWAY
Wysyłamy do pacjenta wiadomość z przypomnieniem o zaplanowanej wizycie z możliwością odpisania w celu odwołania tego terminu. Po otrzymaniu odpowiedzi system automatycznie usuwa daną wizytę.

Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest możliwość ustalenia kilku terminów wysyłki sms – dwa tygdonie, tydzień oraz dzień przed ustalonym terminem wizyty. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Telefoniczne potwierdzanie wizyt

Konsultanci Proassist dzwonią do pacjentów w celu potwierdzenia zaplanowanego terminu spotkania.

 

 

 

 

 

 

 

3. Opcja duet (telefoniczne potwierdzanie + sms)
Proponujemy także połączenie tych dwóch, powyższych opcji. W takim przypadku
możemy ustawić wysyłkę sms tydzień przed zaplanowaną wizytą, a telefon z potwierdzeniem wykonamy dzień wcześniej. Takie rozwiązanie poleca się przede wszystkim gabinetom o długiej kolejce oczekiwania na wizyty.

4. Modyfikcja grafiku

Jeżeli pacjent odwoła wizytę, możemy na jego miejsce zapisać inną osobę z listy oczekujacych. Czasami zdarza się również sytuacja, w której odwołanych wizyt jest na tyle dużo, że generują one dłuższą, nieoczekiwaną przerwę w godzinach pracy lekarza. W takim przypadku telefonujemy do zarejestrowanych w tym dniu pacjentów z propozycją przesunięcia wizyty na wcześniejszą lub późniejszą godzinę. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Przydatną opcją jest możliwość sprawdzenia aktualnego statusu danej wizyty: potwierdzona/niepotwierdzona/odwołana. Dzięki temu w łatwy sposób możemy kontrolować grafik pracy.

Reasumując rozwiązanie tego problemu jest możliwe, jednak wymaga to dużego nakładu pracy oraz pochłania cenny czas, który można przeznaczyć dla pacjenta, rodziny czy znajomych. Zdecydowanie łatwiej powierzyć takie obowiązki niezastąpionemu asystentowi Proassist.  Z nami łatwiej zarządzać grafikiem pracy. 


"Więcej, nie znaczy lepiej", czyli jak ilość telefonów przeznaczonych do rejestracji destruktywnie wpływa na jej funkcjonowanie".
 

Zajmując się wdrażaniem usługi Proassist, codziennie przeglądam dziesiątki stron gabinetów lekarskich, klinik i centrów medycznych. Zauważyłem pewien niepokojący trend, który często powielają niedoświadczeni managerowie w nowoczesnych placówkach.

Ta dziwna maniera, to kilka numerów telefonów służących do telefonicznej rejestracji pacjentów. Tak, jakby ilość posiadanych numerów zwiększała ilość odbieranych telefonów bez powiększania personelu odpowiedzialnego za rejestrację pacjentów. Uwierzcie mi na słowo: "Jedna osoba, mimo iż ma 3 telefony pod ręką, jest w stanie przeprowadzić tylko jedną rozmowę :)".

Jednak zacznijmy od początku, aby zrozumieć genezę tego problemu… Dodatkowe numery służace do rejestracji, powstawały jak grzyby po deszczu około 20 lat temu, ponieważ nie było alternatywy. Teraz natomiast jest już to zbędne. Po pierwsze, kiedyś nie było centrali telefonicznych. Szpitale i większe placówki, aby móc porozmawiać ze sporą ilością pacjentów zamawiały kolejne numery telefonów, do każdego aparatu telefonicznego z osobna. Wtedy każda z rejestratorek mogła porozmawiać z pacjentem. Natomiast teraz, gdy centrale telefoniczne pozwalają na rozmowę pod jednym numerem kilku osób na raz, jest to całkowicie zbędne i jedynie dezorientuje pacjenta.
Wiem też, że managerowie placówek często mają taki pomysł na "przytrzymanie pacjenta". Nie dodzwoniłeś się na jeden numer, to zadzwoń na drugi, zanim wykonasz telefon do konkurencji. Jest to złe rozwiązanie, a nawet dużo gorsze od oddzwonienia w wolnej chwili. Oczywiście wykonanie zwrotnego telefonu do pacjenta też jest nieefektywne, szczególnie w prywatnych gabinetach stomatologicznych czy ginekologicznych, gdzie konkurencja jest duża. Natomiast takie rozwiązanie przynajmniej porządkuje pracę personelu placówki. Rejestratorka medyczna, mimo usilnych starań kierownictwa, jest w stanie porozmawiać z kolejnym pacjentem dopiero w momencie zakończenia rozmowy z poprzednią osobą. W tym samym czasie będzie mogła również wykonać telefon zwrotny do osoby, której nie udało się dodzwonić, więc w zasadzie nie ma żadnej różnicy. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku pacjent musi uzbroić się w cierpliwość, ale przynajmniej nie wykonuje kilku telefonów bez odzewu.

Kończąc moją wypowiedź, zwracam się do managerów placówek medycznych z podpowiedzią: skutecznym rozwiązaniem na nieodebrane połączenia nie jest zwiększenie ilości numerów, lecz zwiększenie ilości rejestratorek oraz/lub zmniejszenie nadmiaru ich obowiązków lub po prostu skorzystanie z usługi Proassist :)      

Połącz się z nami teraz